Kaip suplanuoti dieną, kad rastum laiko ir darbui, ir poilsiui, ir dar keliems svarbiems dalykėliams? Kokias gudrybes, kokius metodus taikyti, kokiais įrankiais naudotis?
Jei savo produktyvumo paieškas pradedi nuo šių klausimų, tai… turiu tave nuvilti. Nei tobula dienotvarkė, nei pačios kiečiausios metodikos ir programėlės nepadės tau veikti išties produktyviai, jei neveiksi sistemingai. Ką turiu galvoje? Įsivaizduok: tavo užduotis – parinkti geriausią maršrutą kelionei dviračiu. Galbūt apie tai išmanai daug, gal tau reikės daug sužinoti ir išmokti pakeliui, bet viena aišku: reikės tą maršrutą kažkaip pažymėti ir supiešti. Pradedi domėtis, kokiomis spalvomis ir kokiomis priemonėmis geriausia tai padaryti, galbūt net įsigiji reikalingų įrankių (kokių nors app’sų arba fainų kanceliarinių priemonių, jei braižysi popieriuje). Truputis laiko ir pastangų ir – voila – tu jau žinai, KAIP ir KOKIU būdu geriausia sužymėti / subraižyti norimą maršrutą. Gali sau paploti per petį! Tikrai šauniai padirbėta. Bet dabar sugrįžkime prie paties maršruto: ar jis nuo to pagerės? Ar paties maršruto parinkimo procesas pasistūmėjo? Ar šis maršrutas atitinka keliaujančio poreikius ir norus? Gali sakyti: tai labai gerai, išsiaiškinsiu / atliksiu ir šias užduotis. Ir būsi teisi:us – bent jau teoriškai. Praktiškai greičiausiai susidursi su labai konkrečia problema: laiko apribojimu. Visi jo turime baigtinį ir ribotą kiekį, ir jį turime kuo išmintingiau paskirstyti visiems norams, reikalams, įsipareigojimams. Jei maršrutą pradėjai “planuoti” nuo antro galo, tai pirmam laiko gali ir visai nebelikti – arba likti trupiniai. O iš trupinių lipdyti ką nors kokybiško itin sunku.
Tai šitaip yra ir su “tobula” darbotvarkės rutina ar metodika. Produktyvi darbotvarkė – tik tavo pasirinkto maršruto brėžinys, navigacija. Jei neskyrei laiko sudaryti maršrutui, tai net geriausia navigacija ar žemėlapis daug naudos neatneš. Kažkur eisi, kažkur ir nueisi. Bet nebūtinai ten, kur nori ar sieki būti. Dėl to prieš dėliojantis tobulą ar tau kaip pirštinė tinkančią darbotvarkę, rekomenduoju nepatingėti ir skirti laiko savo produktyvumo sistemos pamatams sudėti.
<…> laukiu, kol susitikrinsi, ar tavo produktyvumo sistema stovi ant tvirtų pamatų <…>
Gerai, dabar, kai jau turime pagrindus, galime kalbėti ir apie produktyvios dienotvarkės principus.
Svarbios ir nesvarbios užduotys (a.k.a. prioritetai)
Jei sąmoningai neplanuosi savo darbotvarkės, tai ją gali pasigrobti visokio plauko laiko vagys. T.y. tokios užduotys, kurias reikia daryti čia ir dabar, dega, greičiau greičiau greičiau (nors dega dažniausiai kitiems, o ne tau). Suplanuota ir tinkamai sustrateguota darbotvarkė nereiškia, kad degančių užduočių daugiau niekada nebus – toli gražu. Tačiau geras planas tau leis lengviau ir greičiau įsivertinti, kurios užduotys išties dega ir išties yra svarbios, o kurios – tik tokiomis apsimeta. Kad dienos, savaitės ir mėnesio eigoje tokį vertinimą galėtum daryti išties lengvai, rekomenduoju skirti šiek tiek laiko ir reguliariai peržiūrėti savo prioritetus. Prioritetų nustatymui labai naudingas Eizenhauerio matricos metodas (visuomet rekomenduoju naudotis jau esamais ir laiko patikrintais įrankiais, o ne išradinėti savo dviratį – tai taip pat padeda sutaupyti laiko).
Eizenhowerio matrica padeda atskirti svarbias ir skubias užduotis nuo tų, kurios nėra tokios svarbios ar skubios. Naudojantis šiuo metodu, gali suskirstyti savo užduotis į keturias kategorijas:
- Svarbios ir skubios: Užduotys, kurias reikia atlikti nedelsiant. Jos dažnai kyla dėl nenumatytų įvykių ar paskutinės minutės terminų.
- Svarbios, bet neskubios: Užduotys, kurios yra svarbios ilgalaikėje perspektyvoje. Planuokite jas iš anksto, kad išvengtumėte skubos.
- Nesvarbios, bet skubios: Užduotys, kurios turi būti atliktos greitai, tačiau nėra labai svarbios. Šias užduotis galite deleguoti kitiems.
- Nesvarbios ir neskubios: Užduotys, kurios turi mažiausiai reikšmės ir neturi terminų. Šias užduotis galite atidėti arba visai pašalinti iš savo darbotvarkės.
Su prioritetų nustatymu gali atsitikti labai panašiai, kaip ir su realios situacijos vertinimu – jei tikslingai neskirsi tam dėmesio ir laiko, o “primesi iš akies”, tai ir rezultatas bus toks… apytikslis. Todėl reguliariai peržiūrėk savo prioritetus ir atitinkamai koreguok savo produktyvios darbotvarkės šabloną.
Laiko blokavimas
Ar girdėjai apie laiko blokavimą? Tai toks metodas, kai sugrupuojamos panašaus tipo užduotys į vieną rinkinį (bloką) ir tam paskiriamas tam tikras laikas dienoje. Šis metodas padeda išvengti pernelyg didelių laiko sąnaudų itin detaliam planavimui, šiek tiek sistemizuoja visą darbotvarkę, leidžia lengvai atlikti pakeitimus, efektyviau skirstyti savo laiką ir tiesiog taupyti energiją. Vieni pliusai, ar galėtų kas nors atsispirti, tiesa? 🙂
Tačiau yra vienas svarbus niuansas: pakankamai gerai apgalvok savo laiko blokus. Jie turi būti pakankamai specifiški, nei per smulkūs, nei pernelyg abstraktūs. Tokie, kad galėtų būti naudojami ne vieną kartą, o veiktų kaip įprasta standartinės dienos dalis. Ne mažiau svarbu – paskirti tinkamą laiką kiekvienam blokui. Labai tikėtina, kad turės prabėgti šiek tiek laiko ir testavimo, kol išdirbsi tau geriausiai veikiančius laiko blokus – tačiau tos pastangos atsipirks labai greitai, įnešdamos į tavo darbotvarkę daugiau aiškumo, ramybės ir kryptingo veikimo.
Laiko blokavimo privalumai neapsiriboja vien tik didesniu efektyvumu. Kai užduotys yra aiškiai suskirstytos į tam tikrus laiko intervalus, lengviau išlaikyti darbo ir poilsio balansą. Be to, laiko blokavimas suteikia galimybę labiau susikoncentruoti į panašaus tipo užduotis, taip sumažinant šokinėjimą tarp skirtingų užduočių (juk žinome, kad vien persijungti į kitą užduotį ar sugrįžti prie pirmosios gali kainuoti net 23 minutes!).
Vienas iš svarbiausių aspektų, planuojant laiko blokus, yra realistiškas laiko paskirstymas. Būtina įvertinti, kiek laiko iš tiesų reikia kiekvienai užduočiai atlikti. Iš čia ir kyla poreikis stebėti ir fiksuoti kur, kada ir kam leidi laiką (minučių tikslumu!) Yra net specialus pratimas – dienos nuotrauka – sukurtas būtent tokiai analizei. Viena dažniausių klaidų – manyti, kad „ai, aš ir taip žinau / numanau, kur dingsta mano laikas“. Net ir tokiu atveju kviečiu mesti sau iššūkį ir bent savaitę stebėti ir tiksliai fiksuoti – labai tikėtina, kad savaitės pabaigoje rezultatai tave nustebins. Ypač, jei stebėsi ir fiksuosi sąžiningai, be pagražinimų (na, tarkim, nesakysi, kad tekstą rengei 3 valandas, jei per tas 3 valandas dar spėjai suderinti vakarienės planus, pažvengti su draugėmis:ais messenger‘yje, palaikinti porą postų instagrame ir greitai sukimšti patogiai po ranka padėtą sausainį – nes visos šios veiklos nėra teksto rengimas). Ne mažiau svarbu ir nusimatyti laiko pertraukėlėms tarp laiko blokų, kad spėtum tinkamai pailsėti ir persijungti į kitas užduotis ar veiklas.
Nors gali atrodyti, kad tavo diena yra per daug įvairi ir nenuspėjama, kad būtų galima naudoti laiko blokavimą, pagalvok dar kartą. Net jei tavo darbotvarkė iš pirmo žvilgsnio atrodo chaotiška, pastebėjus ją kurį laiką, tikrai atrasi tam tikrus dėsningumus, panašias ir pasikartojančias užduotis. Identifikavus šiuos pasikartojimus, galėsi efektyviau organizuoti savo laiką ir susikurti tokią dienotvarkės struktūrą, kuri tau padės lengviau siekti norimų rezultatų.
P.S. Nepamiršk, kad laiko blokavimas yra lankstus metodas, kurį galima pritaikyti pagal savo poreikius ir aplinkybes. Jei kasdien susiduri su naujais iššūkiais ir skirtingomis užduotimis, laiko blokavimas gali būti adaptuojamas taip, kad atitiktų tavo unikalius reikalavimus ir padėtų tau išlikti organizuotai:m bei efektyviai:m bet kokiomis sąlygomis.
Laiko blokavimas
Niekada negali žinoti, kokios gali ištikti nenumatytos aplinkybės (todėl jos taip ir vadinasi, duh). Gal pateksi į kamštį, gal suges tavo ar taksi automobilis (ar viešojo tranpsorto priemonė), gal keletui valandų pradings elektra, galbūt teks viską mesti ir vykti pas medikus, gal kaimynai užlies namus, gal gal gal… visų galimų nutikimų nesufantazuosime tikrai – gal ir neverta tam eikvoti laiko ir energijos. Užtenka tiesiog patikėti, kad tų netikėtumų būti gali. Tai yra vadinama rizikų valdymu. Tie, kurie visus pinigus stato ant lūkesčio, kad viskas paeis tiksliai taip, kaip suplanuota,… na, mažų mažiausiai – klysta. Jei nori išvengti streso, praleistų deadline’ų ir nuolatinio jausmo, kad nespėji, būtinai nusimatyk savo darbotvarkėje vietą ir nenumatytoms aplinkybėms.
Viskas kartu
Norint susidėlioti išties produktyvią dienotvarkę, rekomenduoju taikyti ir jungti visus įvardintus principus. Svarbu juos taikyti lanksčiai ir prisitaikant būtent tavo unikalioms aplinkybėms ir situacijai – jei pernelyg nelaužysi ir nespausi savęs, tai pamažu visos tos taisyklės ir principai taps produktyviu įpročiu ir kasdien reikės vis mažiau pastangų mėginant rasti laiko viskam, kas tau svarbu.
