Noriu pakalbėti apie darbus, kurie, atrodo, niekada nesibaigia. Kai kiekvieną dieną dirbi (daug ir įvairių užduočių), o dienos ar savaitės pabaigoje vistiek atrodo, kad nieko svarbaus nenuveikei, tai greičiausiai tavo diena užsipildė darbotvarkės kamšalu.
Darbotvarkės kamšalas – tai užduotys, kurios sukuria įspūdį, kad kažką darai (gal net DAUG darai) ir gal net apsimeta būtinomis. Tačiau galiausiai įvertinus, pamatai, kad tokios užduotys nekuria pridėtinės vertės, bet užpildo darbotvarkę, nors iš esmės niekur neveda. Darbotvarkės kamšalą galime palyginti su šlamtmaisčiu. Panašiai, kaip šlamtmaistis neturi didesnės maistinės vertės ir tik suteikia trumpalaikį pasitenkinimą (nors ir suteikia sotumo jausmą), taip ir tuščios užduotys: neneša jokios ilgalaikės naudos ir tik atima laiką, kuris galėtų būti skirtas prasmingesniems darbams (o gal poilsiui ar savirealizacijai).
Tiesa ta, kad nuo darbotvarkės kamšalo niekas neapsaugotas. Visi mes savo sąrašuose turime (deja) užduočių, kurios gal nėra pačios vertingiausios, bet ima ir randasi. Ir reikalauja būti atliekamos. Vargu, ar reikia norėti ir stengtis tokių užduočių visai neturėti. Kur kas efektyviau būtų išsikelti tikslą: kad darbotvarkės kamšalas neuškimštų tavo dienos iki siūlių braškėjimo.
Pirmas žingsnis kovojant su bet kokia problema (iššūkiu, užduotimi – kaip pavadinsi, taip nepagadinsi) – a t p a ž i n t i. Kadangi užduočių svarba ir jų kuriama pridėtinė vertė yra tiesiogiai susijusi su tikslais, veiklos sritimi ir kitais veiksniais, tai aš negaliu tau imti ir taip tiesiai pasakyti: nustok rengti dokumentus arba kurti storius instagrame. Labai gali būti, kad būtent šios užduotys yra vertingos TAU. Toliau pateikiu 6 klausimus. Atsakius į juos, tikėtina, labai aiškiai pamatysi, kokio tipo užduotys šiandien dominuoja tavo darbotvarkėje: kuriančios vertę ar tik padedančios sukurti įspūdį, kad kažką darai.
6 KLAUSIMAI DARBOTVARKĖS KAMŠALO ATPAŽINIMUI
1. Suderinamumas su tikslais: Įvertink, ar užduotis tiesiogiai prisideda prie pagrindinių tavo tikslų, ar ji tik atitraukia dėmesį nuo jų.
Jei nori patikrinti, ar užduotis tiesiogiai prisideda prie tavo tikslų, įsivertink: kokie konkretūs tikslai bus pasiekti su šia užduotimi? Link kokio didelio tavo tikslo užduotis padės priartėti? Ar tai – geriausias būdas eiti link konkretaus tikslo, ar yra geresnių, efektyvesnių, paprastesnių?
2. Pridėtinė vertė: Įvertink užduoties kuriamą pridėtinę vertę tavo veiklai. Jei ji reikšmingai neprisideda prie galutinių rezultatų, gali būti, kad tai yra tik darbotvarkės kamšalas.
Paklausk savęs: kokių konkrečių rezultatų gali tikėtis iš šios užduoties? Ar šie rezultatai tikrai svarbūs ir naudingi tavo veiklai? Jei reikėtų įvertinti procentais – kiek procentų suteiktum šiai užduočiai pagal svarbą tavo veikloje?
3. Laikas vs. rezultatas: Palygink užduočiai atlikti skirtą laiką su gautais rezultatais. Ar gauti rezultatai atitinka tavo lūkesčius? Ar jie atsveria skirtą laiką? Jei matosi neatitikimas, tai panašu, kad ši užduotis tėra darbotvarkės kamšalas.
4. Galimybė automatizuoti: Jei užduotis – kartotinė ir ją galima automatizuoti arba deleguoti, neprarandant kokybės, o tu ją vistiek atlieki įprastiniu būdu, tai greičiausiai yra darbotvarkės kamšalas.
Kaip nustatyti, ar užduotis – kartotinė? Paprastai. Ji atliekama daugiau, nei vieną kartą. Ypač rekomenduoju atkreipti dėmesį į reguliariai atliekamas užduotis. Jos rodo, kad turi tam tikrus procesus, o procesus galima (aš sakau – net būtina) automatizuoti. Be to, jei kartoji užduotį ne vieną kartą ir sieki panašios apimties / kokybės rezultato (nors turinys gali ir skirtis), tai užduotis tikrai turėtų pasiduoti automatizacijai.
5. Skuba ir svarba: Atskirk užduotis, kurios yra skubios, nuo tų, kurios yra tikrai svarbios. Darbotvarkės kamšalas dažnai apsimeta skubiu, bet iš tikrųjų nėra svarbus.
Kaip nustatyti, ar užduotis išties yra svarbi? Užduok sau klausimus: ar ši užduotis skubi dėl išorinių terminų arba tavo / kitų asmeninio spaudimo? Ar ji tiesiogiai prisideda prie tavo ilgalaikių tikslų?
6. Asmeninis pasitenkinimas: Įvertink, ar užduotis teikia asmeninį pasitenkinimą arba leidžia save realizuoti. Jei ji atrodo kaip prievolė be jokios apčiuopiamos naudos, gali būti, kad tai yra darbotvarkės kamšalas. Klausimai, kurie padės įvertinti: ar ši užduotis atitinka tavo pomėgius, įgūdžius ar interesus? Ar ji suteikia tau malonumo ir džiaugsmo? Ar ji atitinka tavo asmeninius tikslus ir poreikius?
Gerai, jau atpažinai, kurios užduotys tėra tavo darbotvarkės kamšalas. Kas dabar?
Keli paprasti būdai, kaip išvengti darbotvarkės kamšalo spąstų ir išsaugoti savo produktyvumą:
KAIP NELEISTI DARBOTVARKĖS KAMŠALUI UŽPILDYTI TAVO DIENĄ
Tikslingas planavimas
Pirmiausia, turi aiškiai nusistatyti savo tikslus ir prioritetus, o tada jau planuoti savo darbotvarkę pagal juos. Taip geriausios dienos / savaitės / mėnesio dalies neatiduosi užduotims, kurios nėra itin svarbios tavo tikslų atžvilgiu.
Automatizavimas ir delegavimas
Jei pastebi, kad daug laiko užima monotoniškos užduotys, kurias galėtum automatizuoti arba perduoti kitiems, taip ir padaryk! Tokiu būdu sutaupysi laiko ir energijos svarbesnėms užduotims. Žinau, kad ši dalis – daug kam sunkiausia. Jei sunku (arba kol kas per brangu) deleguoti, prisimink, kad yra gausybė įrankių, kurie padės tavo atliekamas užduotis automatizuoti ir bent jau atlikti greičiau.
Nuolatinė refleksija
Laikas nuo laiko peržiūrėk savo darbotvarkę ir įvertink, ar viskas, ką darai, tikrai yra svarbu ir reikalinga. Jei pastebi, kad darbotvarkės kamšalas baigia užpildyti tavo dienas, iškart imkis veiksmų (atsisakyk nebūtinų užduočių arba pagalvok, kaip jas optimizuoti).
O kiek % tavo dienos užpildo darbotvarkės kamšalas?
