Dažnai savaitės planavimas atrodo taip: susirašome viską, ką norėtume padaryti, o penktadienį žiūrime į sąrašą ir jaučiame nusivylimą, nes pusė darbų liko nepaliesti, nors dirbome be sustojimo.
Kodėl taip nutinka? Dažniausiai todėl, kad planuojame remdamiesi idealiu scenarijumi, o veikiame realiame. Į planą sudedame darbus, bet kažkaip pamirštame susitikimus, laiškus, užsitęsusias užduotis, kolegą, kuris dokumentą turėjo atsiųsti antradienį, bet atsiuntė ketvirtadienį, ir visus kitus mažus gyvenimo siurprizus.
Jei vis bandai suprasti, kaip planuoti savaitę, kad penktadienį nereikėtų pusės darbų perkelti į kitą, pradėti verta ne nuo ilgesnio užduočių sąrašo. Pažiūrėkime, kaip savaitės planas gali tapti ne lūkesčių sąrašu, o praktišku įrankiu, atspindinčiu realų tavo laiką.
Kodėl verta planuoti savaitę, o ne tik atskiras dienas?
Planuodami tik vieną dieną į priekį, matome tik tai, kas vyksta čia ir dabar. Savaitės vaizdas prideda reikalingo konteksto ir leidžia pamatyti, kaip vienos dienos krūvis veikia kitas.
Jei trečiadienį numatyti keli ilgi susitikimai, savaitės perspektyva leidžia tai įvertinti iš anksto ir neplanuoti tai pačiai dienai dar ir didelio, daug susikaupimo reikalaujančio darbo. Arba atvirkščiai: pamatai, kad pirmadienis ir antradienis gana laisvi, o savaitės pabaiga jau perpildyta, todėl svarbiausius darbus gali sąmoningai perkelti į savaitės pradžią.
Savaitės planas leidžia geriau paskirstyti ne tik krūvį, bet ir prioritetus. Kai matai visą savaitę vienu metu, lengviau nuspręsti, kuriems darbams tikrai reikia vietos dabar, o kurie gali palaukti.
Planuojant tik atskiras dienas labai lengva kiekvieną vakarą sau pasakyti: „ai, padarysiu rytoj“. Tik tas rytojus jau turi savo darbus. Savaitės planavimas šitą optimizmą šiek tiek nuleidžia ant žemės – ir čia yra jo didelis pliusas.
Nuo ko pradėti savaitės planavimą?
Pirmas impulsas sėdant planuoti dažnai būna tiesiog imti ir rašyti užduotis. Tačiau procesas veikia kur kas geriau, kai pradedame ne nuo darbų, o nuo laiko.
Pirmiausia verta susirinkti visus planuojamus darbus ir įsipareigojimus į vieną vietą. Kai viskas matoma viename bendrame sąraše, lengviau įvertinti tikrąją apimtį. Svarbu tik nepainioti bendro darbų sąrašo su savaitės planu: tai, kad kažkas yra tavo sąraše, dar nereiškia, kad tai turi atsidurti būtent šios savaitės kalendoriuje.
Tuomet pažvelk į savo kalendorių ir įvertink, kas jau užima tavo laiką. Klientų susitikimai, suplanuoti skambučiai, vizitas pas gydytoją, mokymai, pietūs ne prie kompo – visa tai yra realus laikas, kurio kitiems darbams skirti nebegalėsi.
Tik atėmus šiuos fiksuotus laiko blokus pasimato, kiek iš tikrųjų lieka valandų užduotims.
Ir čia labai dažnai išlenda nedidelis neatitikimas: galvoje turėjome penkias pilnas darbo dienas, o kalendoriuje, pasirodo, realiam darbui liko gerokai mažiau.
Būtent todėl planavimas turėtų prasidėti ne nuo to, kiek norėtume padaryti, o nuo to, kiek iš tikrųjų turime laiko. Plačiau apie šį principą – įraše Laiko planavimas: kaip planuoti laiką realistiškai.
Kaip pasirinkti, ką iš tikrųjų planuoti šiai savaitei?
Turimas visų darbų sąrašas neturi automatiškai virsti tavo savaitės planu. Tai, kad užduotis egzistuoja, nereiškia, kad ją privalai atlikti per artimiausias septynias dienas.
Renkantis užduotis, atsiremk į savo platesnius tikslus: kokie darbai šiuo metu iš tiesų svarbiausi? Kurie iš jų realiai kažką pajudins į priekį? O kuriuos tiesiog būtų visai neblogai padaryti, jei liktų laiko?
Man čia patinka labai paprastas atskyrimas: yra darbai, kuriuos šią savaitę planuoju padaryti, ir yra darbai, kuriuos galėčiau padaryti, jei liktų laiko. Antra kategorija niekur nedingsta. Ji tiesiog neturi apsimesti prioritetu.
Nes kuo daugiau darbų sugrūdame į savaitę „dėl visa ko“, tuo sunkiau apskritai pamatyti, kas joje svarbiausia.
Prioritetų nustatymas iš esmės ir yra sprendimas, kam savo ribotą laiką skirsi pirmiausia. Plačiau apie tai, kaip atsirinkti ir nesupainioti to, kas tikrai svarbu, su tuo, kas tėra skubu, rašiau čia: Kaip susidėlioti prioritetus, kai viskas atrodo svarbu?
Kaip neprisiplanuoti per daug?
Pilnutėlis kalendorius nėra produktyvumo rodiklis, nors dažnas taip galvoja. Kur kas dažniau jis tiesiog reiškia, kad planuodami buvome labai optimistiški.
Kad savaitės planas būtų realistiškas ir nesugriūtų po pirmo netikėtumo, verta atkreipti dėmesį į kelis dalykus:
- Užduočių trukmė. Dažnai esame linkę pervertinti, kiek spėsime. Ypač tada, kai užduotį atliekame retai ir nelabai žinome, kiek ji realiai užtruks. Kuo mažiau užtikrintai gali įvertinti jos trukmę, tuo daugiau erdvės verta jai palikti.
- Realios darbo valandos. Teoriškai gali atrodyti, kad turi visą 8 valandų darbo dieną ar 40 valandų savaitę. Realybėje dalį šio laiko jau pasiima susitikimai, komunikacija, administraciniai darbai ir pertraukos. Dar dalį suvalgo visai smulkūs dalykai: persijungimas tarp užduočių, dokumento derinimas, penkių minučių klausimas, kuris kažkaip pavirsta į pusvalandžio pokalbį.
Todėl verta planuoti pagal laiką, kuris iš tikrųjų lieka darbui, o ne pagal skaičių darbo sutartyje ar kalendoriaus viršuje.
- Rezervas netikėtumams. Kiekvieną savaitę atsiranda dalykų, kurių planuodami nežinojome. Kažkas laiku neatsiunčia atsakymo. Klientui prireikia pataisymo. Užduotis pasirodo sudėtingesnė, nei atrodė.
Jei visa savaitė suplanuota iki paskutinės laisvos minutės, kiekvienas – net ir nedidelis – pokytis pradeda stumdyti visą likusį planą. Palikus erdvės, planas tampa daug lansktesnis… ir atsparesnis. O jei savaitė netikėtai praeina stebuklingai sklandžiai – visada atsiras, ką nuveikti su likusiu laiku.
Kaip paskirstyti darbus per savaitę?
Kai aišku, kokius darbus atliksi, belieka juos logiškai išdėlioti.
Svarbiausius ir daugiausiai dėmesio reikalaujančius darbus verta planuoti ten, kur kalendoriuje yra realiai laisvų ir nepertraukiamų blokų. Ne ten, kur teoriškai „turėtų tilpti“.
Jei antradienį turi tris susitikimus, tarp kurių likę po valandą, techniškai kalendoriuje gali matyti tris laisvas valandas. Bet tai nebūtinai reiškia, kad ten puikiai tilps trijų valandų strateginis darbas.
Ne kiekvieną smulkią užduotį būtina pririšti prie konkrečios valandos ar minutės. Kartais pakanka žinoti, kurią savaitės dieną jai skirsi dėmesio. Kai kurioms užduotims užtenka vietos dienos ar savaitės plane, o ne tikslaus laiko bloko – ir čia yra labai paprastai įgyvendinama taisyklė, kurios poveikis laaabai didžiulis. Tai palieka planui šiek tiek lankstumo. O to lankstumo dažniausiai ir prireikia tada, kai realybė nusprendžia šiek tiek pakoreguoti mūsų gražius teorinius planus.
Svarbiausia – atsižvelgti į visos dienos kontekstą. Jei matai, kad antradienis jau pilnas susitikimų ar sudėtingos komunikacijos, didelės apimties darbus logiškiau planuoti kitai dienai. Tikslas – sukurti tokį savaitės planą, kuriame vienas pasikeitimas nesugriautų visos savaitės eigos.
Ką daryti, kai savaitė neina pagal planą?
Nes, aišku, kažkuriuo momentu greičiausiai taip ir atsitiks. Savaitės planas nėra kažkas, ko privalai laikytis bet kokia kaina. Tai greičiau navigacija, padedanti orientuotis, o ne mirk-gyvenk būtiniausiai siekiamas tikslas.
Kai užsitęsia darbai, pasikeičia aplinkybės ar atsiranda nenumatytų reikalų, pirmiausia verta ne pradėti paniškai perstumdyti spalvotus kalendoriaus blokelius, o iš naujo pasižiūrėti į prioritetus.
Kas vis dar svarbu? Kas tikrai turi būti padaryta? O kas gali palaukti, nors pirmadienį atrodė labai aktualu?
Užuot automatiškai perkėlus visas neatliktas užduotis į kitą dieną, verta jas įvertinti iš naujo. Nes rytojus jau turi savo planą. Jei tiesiog kiekvieną neatliktą darbą stumsime į priekį, po kelių dienų turėsime laaabai ilgą darbų sąrašą, kur net neaišku, nuo ko pradėt.
Kartais užduotis vis dar svarbi ir REIKIA surasti jai vietą kitą dieną. Tačiau gali nutikti ir taip, kad jos prioritetas sumažėjo. Arba paaiškėti, kad ją galima deleguoti, sumažinti, o gal net apskritai išbraukti!
Gebėjimas koreguoti planą nėra ženklas, kad nemoki planuoti. Priešingai – būtent lankstumas leidžia planui išlikti naudingu tada, kai savaitė nepaklūsta idealiam scenarijui.
Kaip pasimokyti iš praėjusios savaitės ir geriau suplanuoti kitą?
Savaitės planavimas tampa daug veiksmingesnis, kai nustojame kiekvieną savaitę pradėti nuo balto lapo. Prieš dėliojant naują savaitės planą, naudinga trumpai peržvelgti, kas įvyko praėjusią. Ir čia įdomiausia net ne tai, kiek užduočių pažymėjai varnele.
Kur kas naudingiau ieškoti pasikartojančių tendencijų: gal klientų susitikimai nuolat užtrunka ilgiau, nei planuoji? Gal antradieniais reguliariai prisideda nenumatytų darbų? Gal penktą savaitę iš eilės perkeli tą pačią užduotį ir jau verta savęs paklausti, kas su ja negerai: ji nesvarbi, per didelė, neaiški, o gal tiesiog niekada negauna vietos tarp tikrųjų prioritetų?
Tokios tendencijos duoda daug daugiau informacijos nei vien klausimas „ką padariau, o ko ne“. Jos leidžia pamatyti, kur nuolat pervertini savo galimybes, kas užtrunka ilgiau, nei tikiesi, ir kokiose vietose tavo planas sistemingai prasilenkia su realybe.
O tada kitą savaitę gali planuoti jau ne pagal tai, kaip, tavo manymu, viskas turėtų vykti, o pagal tai, kaip iš tiesų vyksta.
Realistiškas savaitės planavimas prasideda ne nuo to, kiek norėtum padaryti, o nuo realiai turimo laiko, prioritetų ir savaitės konteksto. Geras savaitės planas nėra gražiai užpildytas kalendorius. Jis turi padėti tau orientuotis net tada, kai planus tenka keisti.
Jei nori susidėlioti ne tik savaitę, bet visą paprastą planavimo sistemą – nuo realaus laiko įsivertinimo ir prioritetų iki mėnesio, savaitės ir dienos planavimo – tam skirtas Greitas planavimo kursas.
