Dažniausiai problema ne tame, kad mes nežinome, ką reikia padaryti. Realybėje dažniau susiduriame su situacija, kai atsidarius užrašinę svarbu atrodo beveik viskas. Esminė šio įrašo mintis paprasta, bet labai svarbi: prioritetas nėra tiesiog dar vienas varnele pažymimas darbas tavo sąraše. Tai yra sprendimas, kam savo ribotą laiką skirsi pirmiausia.
Kas iš tikrųjų yra prioritetas?
Pradėkime nuo kelių svarbių skirtumų. Visų pirma, svarbu nelygu skubu. Taip pat, svarbu nėra lygu privaloma (kartais tiesiog turime atlikti buitines ar administracines užduotis, bet jos neveda mūsų link pagrindinių tikslų). Galiausiai, prioritetas nėra tai, ką tiesiog „būtų smagu padaryti“.
Jei viskas yra prioritetas, realybėje prioritetų tiesiog nėra. Čia galioja esminė 12GM produktyvumo logika: prioritetai reikalingi tam, kad tavo planas taptų pasirinkimų, o ne visų įmanomų nudirbti darbų sąrašu. Planuoti be prioritetų iš esmės reiškia tik turėti ilgą ir gąsdinantį užduočių rinkinį.
Kodėl taip sunku nuspręsti, kas svarbiausia?
Kodėl mes taip dažnai stringame bandydami atsirinkti, nuo ko pradėti? Dažniausiai taip nutinka, nes:
- Žiūrime tik į šiandienos darbų sąrašą ir nematome visumos;
- Reaguojame į tai, kas garsiausiai reikalauja mūsų dėmesio (skambučiai, žinutės, netikėti prašymai);
- Turime per daug vienu metu aktyvių tikslų ir norime visko čia ir dabar;
- Skubius kitų žmonių poreikius netyčia palaikome savo prioritetais;
- Neįvertiname, kiek realiai turime laiko, ir tikimės į dieną sutalpinti neįmanomą kiekį užduočių.
Prioritetus pradėk dėlioti ne nuo užduočių, o nuo konteksto
Vienas svarbiausių dalykų – suprasti, kad prioritetai neatsiranda „iš oro“. Jie turi ateiti iš platesnio tavo gyvenimo ar verslo konteksto. Prieš pradedant braukyti darbus sąraše, paklausk savęs:
- Ką šiuo metu apskritai bandai pasiekti?
- Kokie yra tavo šio ketvirčio ar mėnesio tikslai?
- Kokius įsipareigojimus šiam laikotarpiui jau turi (ir kurių negali atšaukti)?
- Kas šiame konkrečiame laikotarpyje yra iš tikrųjų svarbiausia?
Kaip iš ilgo darbų sąrašo atsirinkti prioritetus
Kai kontekstas aiškus, pereikime prie praktikos. Kaip tą chaosą paversti aiškumu?
- Išpilk viską iš galvos: surašyk viską, kas sukasi mintyse, į vieną vietą.
- Filtruok: tikrink kiekvieną darbą pagal savo dabartinius tikslus.
- Įvertink pasekmes: atvirai atsakyk sau – kas nutiks, kokių nuostolių patirsi, jei šito dabar nepadarysi?
- Atskirk trumpalaikę skubą nuo ilgalaikės svarbos: ne viskas, kas dega, yra išties vertinga tavo ateičiai.
- Paieškok „raktų“: pažiūrėk, kurie darbai, juos atlikus, atrakina kitus rezultatus ar palengvina kitas užduotis.
- Brėžk ribą: pasirink ribotą svarbiausių darbų skaičių. Universalaus prioritetų skaičiaus nėra, šią ribą nustato tavo realiai turimas laikas.
„TIKRAI DARYSIU“ ir „DARYSIU, JEI PAVYKS“
Tai viena mano mėgstamiausių ir efektyviausių planavimo praktikų. Net ir atsirinkus svarbius darbus, ne visi jie gali būti vienodai aukšto prioriteto. Labai svarbu atskirti tikrus įsipareigojimus nuo tiesiog norų.
Padalink savo sąrašą į dvi dalis: „tikrai darysiu“ ir „darysiu, jei pavyks“. Pirmoji dalis – tai darbai, kuriuos šiam laikotarpiui iš tiesų įsipareigoji padaryti. Svarbu suprasti, kad „darysiu, jei pavyks“ nėra mažiau svarbių darbų šiukšliadėžė – tai sąmoningai žemesnio prioriteto darbai, kuriuos atlieki tuo atveju, jei padaryti pagrindiniai darbai ir dėl vienų ar kitų priežasčių tau liko laiko.
Žinutė sau, kad „padarysiu jei liks laiko, o jei ne – nieko baisaus“, nėra nesėkmė. Tai sveikas požiūris į savo galimybes, kuris apsaugo nuo bandymo vienai savaitei priskirti 15 skirtingų „prioritetų“.
Prioritetai turi tilpti į tavo realų laiką
Atrinkti prioritetą dar nereiškia, kad automatiškai atsirado jam vietos. Jeigu pasirinkai daugiau, nei telpa į tavo turimą laiką, turi grįžti atgal ir dar kartą rinktis.
Prioritetų nustatymas dar nėra planas. Planas atsiranda tada, kai šie prioritetai gauna konkrečią vietą tavo mėnesyje, savaitėje ir dienoje. Apie tai, kaip sukurti planą, kuris iš tiesų veikia ir atitinka tavo galimybes, plačiau rašiau čia: Laiko planavimas: kaip planuoti laiką realistiškai.
Dažniausios prioritetų nustatymo klaidos
Pasitikrink, ar kartais nepakliūni į šiuos spąstus, kai renkiesi, kam skirti prioritetą:
- Galvoti, kad absoliučiai „viskas svarbu“;
- Pirmiausia griebtis daryti tai, kas lengviausia, o ne tai, kas svarbiausia;
- Skubius dalykus automatiškai laikyti svarbiais;
- Planuoti savo dieną pagal kitų žmonių, o ne savo prioritetus;
- Pridėti naują prioritetą, nieko kito iš savo sąrašo neišmetus;
- Turėti prioritetų sąrašą, kuris visiškai nesusietas su tavo realiu, turimu laiku.
Ką daryti, kai prioritetai pasikeičia?
Gyvenimas nestovi vietoj. Pasikeitęs kontekstas gali pagrįstai pakeisti ir tavo prioritetus – tai visiškai normalu. Planų koregavimas eigoje nėra blogo planavimo ar tavo silpnumo ženklas, tai tiesiog lankstumas. Tačiau svarbu išlaikyti balansą: nereikia kaitalioti savo prioritetų kiekvieną kartą, kai tik horizonte pasirodo naujas ir neva „skubus“ darbas arba blizganti nauja idėja.
Atsirinkti, kas svarbiausia, yra tik pirmas žingsnis. Kitas, ir pats svarbiausias – tuos prioritetus paversti realiu mėnesio, savaitės ir dienos planu.
Jei jauti, kad atėjo metas nustoti bėgti paskui nesibaigiantį darbų sąrašą ir nori išmokti planuoti taip, kad tavo norai taptų realybe, kviečiu prisijungti prie Greito planavimo kurso. Jame parodau, kaip paversti tavo prioritetus konkrečiais, aiškiais ir lengvai įgyvendinamais veiksmais.
