Asmeninė produktyvumo sistema: kaip pagaliau rasti laiko  viskam*?

Jei jauti, kad tavo to-do sąrašas niekaip nesibaigia ir net neartėja prie pabaigos (o gal pildosi greičiau, nei tu gebi atlikti jame esančias užduotis), išbandei įvairias produktyvumo ar laiko valdymo technikas, mėginai keltis anksčiau, dirbti daugiau, tačiau galvoje vis sukasi ta pati nieko-nespėju-nieko-nespėju-nieko-nespėju-nieko-… mantra, tai turiu tau… gerų ir blogų žinių.

Pradėkime nuo geros žinios: tai galima pakeisti. Jausmas, kad turi laiko viskam, nėra nei fėja, nei vienaragis, nei jokia kita mistinė būtybė. O geriausia to dalis  – kad šiam jausmui pasiekti tau visiškai nereikia dirbti dar greičiau, padaryti dar daugiau, siekti dar aukščiau. Tau tereikia atrasti būdą (arba būdus), kurie padės tau dirbti protingiau.

Bet štai atėjo laikas pasakyti ir blogą naujieną. Deja, nėra įmanoma jausmą “turiu laiko viskam”* pasiekti be papildomų pastangų. Juk gerai žinai A. Enšteino mintį: Didžiausia beprotybė yra nuolat darant tą patį tikėtis kitokių rezultatų. Na, o kai kalbame apie produktyvumą ir laiko valdymo metodus, tai itin svarbu ne tik tai, ką darai, bet ir kaip bei kada renkiesi tai daryti. Tie “kaip”, “ką” ir “kada”, jei tinkamai ir gerai parinkti, sudaro tavo produktyvumo sistemą. Jau skaitai šį tekstą, tai darau prielaidą, kad:

Tiek vienu, tiek kitu atveju problemos šaknys tokios pačios: norint gyventi produktyvų, subalansuotą gyvenimą, reikia jame vadovautis tau asmeniškai tinkančia, tavo gyvenimo aplinkybėms pritaikyta asmenine produktyvumo sistema. Atskiros produktyvumo technikos (kad ir kokios geros bei efektyvios būtų) ar elementariai nusižiūrėti produktyvumo ar planavimo įpročiai gali suveikti, jei netyčia tinkamai sukris gyvenimo aplinkybės, įpročiai, net biologija ar veiklos sritis. Tačiau laukti, kol minėtos aplinkybės sukris taip, kad tiktų būtent tau, tinka ne visiems. Jei tu iš tokių žmonių (kurie atsisako tiesiog sėdėti, laukti ir savo gyvenimą patikėti atsitiktinumui), tai kviečiu skirti šiek tiek laiko ir kartą bei visiems laikams susidėlioti asmeninę produktyvumo sistemą. Tokią, kuri veiks būtent tavo gyvenimo tiksluose, aplinkybėse, t.y. tokią, kuri veiks TAU, o ne kokiai nors Marytei, Anastasijai ar Petrui.**

* – kaip rasti laiko viskam, kas svarbu. Viskam VISKAM laiko tikrai nerasi niekada. Tai prieštarauja fizikos dėsniams, elementariai matematikai ir, galų gale, žmogiškajai prigimčiai. Turi visų pirma labai aiškiai įsivardinti, kas tau svarbu – o tai ir bus tavo viskas. Tas viskas, kam tikrai rasi laiko. Jei vis dar norisi prieštarauti, tai tuoj pat nustok skaityti šį tekstą ir paskaityk knygą (Keturi tūkstančiai savaičių) arba pažiūrėk filmą (Viskas iškart ir visur). Tik nesakyk, kad neturi tam laiko. Juk galvoji, kad turi laiko viskam VISKAM, tad – pirmyn!

** – vardai parinkti atsitiktinai, siekiant išvengti bet kokių panašumų su realiais asmenimis. Jei pažįsti Marytę, Anastasiją ar Petrą, tai perduok linkėjimus ir pasakyk, kad šiame tekste paminėti NE JIE.

VERTYBĖS, NORAI IR TIKSLAI

Vertybės, norai ir tikslai – bet kurios geros ir išties veikiančios asmeninės produktyvumo sistemos pagrindas. Jeigu sunku išlaikyti dėmesį metų eigoje, jeigu norisi šokinėti nuo vienos veiklos prie kitos, jeigu vis apsikrauni įvairiais papildomais darbeliais ir paslaugėlėmis, tai visų pirma rekomenduočiau ne ieškoti, kaip padaryti dar daugiau ar veikti efektyviau. Tau reikia atsigręžti į savo vertybes, prisiminti tikruosius ir SAVO norus bei tikslus. Visos:i, kurios:ie šią dalį praleidžia, anksčiau ar vėliau susidurs su jau įvardintomis problemomis. Į rezultatus ir pasiekimus orientuotam žmogui gali atrodyti “gaila švaistyti laiką tokioms nesąmonėms, eikime prie esmės” – tačiau įsivardinti savo vertybes, išsigryninti tikruosius norus ir apsibrėžti tikslus (ar juos prisiminti) laiko švaistymas bus tik tuo atveju, jei neturi jokių ilgalaikių tikslų (ilgalaikiais šiame tekste vadinkime 1 metų ir ilgesnio laikotarpio tikslus, nors įprastai ilgalaikiais tikslais vadintume tuos, kuriuos pasieksime per 3 – 5 metus). Taigi. Jei neketini siekti nieko daugiau, nei dabar turi, jei tave tenkina dabartinė situacija (darbe, kitose veiklose ir gyvenime apskritai) – gali praleisti šią dalį. Jei vis dėlto turi ilgalaikių tikslų ar apie juos galvoji, nori daugiau, nei turi dabar – nepažiūrėk pro pirštus ir aiškiai sau įvardink savo vertybes, norus ir, galiausiai – tikslus. Geriausia, kai norai ir tikslai atspindi tavo vertybes. Tokiu atveju bus lengviau (nesakau, kad visai lengva, tik truputį lengviau) atlaikyti savo ir kitų pastangas sumažinti tavo produktyvumą. Bet apie tai – vėliau.

Vertybės

Na, vertybės – tai esminiai principai, kuriais vadovaujantis priimi sprendimus savo gyvenime. Teoriškai tai skamba gana plačiai ir abstrakčiai, todėl gali būti sudėtinga pasirinkti vertybes kurios ne tik iš tiesų atspindėtų mūsų kertinius įsitikinimus ir vedančias jėgas, bet ir neprieštarautų vienos kitoms. PIN podkeste Dr. Julius Neverauskas atskleidė labai įdomų dalyką: vertybinis konfliktas yra oksimoronas, t.y. neegzistuoja realiam gyvenime. Sunkiausia dalis yra ne pasirinkti vertybes, kurios yra svarbios būtent tau (nors dvejojančio tipo asmenybėms sunkumų gali kilti ir čia), bet pasirinkti tokias, kokiomis gyveni iš tiesų. Ne tokias, kokiomis norėtum gyventi, ar tokiomis, kokiomis įsivaizduoji, kad gyveni, ar tokiomis, kokiomis įsivaizduoji, kad turėtum gyventi. Tiesa ta, kad beveik visi norime būti geresni (bent kartais), nei esame iš tiesų. Ir tas noras gali pakreipti realios situacijos vertinimą į vieną ar kitą pusę – t.y. šiek tiek iškreipti realų vaizdą. Todėl svarbu galvojant apie savo vertybes ir jas įsivardijant prisiminti ir galimą savo ribotumą ir šališkumą. Labiausiai mūsų vertybės padeda veikti ir orientuotis tose situacijose, kur pasirinkimai – sunkūs ir nepatogūs. Kai priimant sprendimus, kartu su pasirinkimais turėsi atsisakyti tau jau įprasto komforto. Pavyzdžiui, jei viena iš tavo vertybių – sąžiningumas, tai darbovietėje, kurioje tavo kolegos, darbdavys , o gal klientai elgiasi nesąžiningai (bet kokia to išraiška), dirbti negalėsi. Ieškosi kito darbo, kuris atitiktų tavo vertybinę sistemą – net ir tuo atveju, jei visos kitos sąlygos šioje tau svarbią vertybę pažeidžiančioje darbovietėje tobulai tau tiktų. Gali būti, kad dėl savo vertybinės sistemos netgi keisi visą veiklos sritį.

Norai

Yra dvi žmonių grupės, kurioms ši dalis bus nelengva. Tai – nenorintys nieko (arba nežinantys, ko nori) ir norintys visko. Jei priklausai pirmai grupei, tuomet gebėjimą norėti, svajoti ir įsivaizduoti tau padės išlaisvinti reguliari svajonių praktika. Leisk sau popieriaus lape išrašyti net pačias neracionaliausias idėjas ir svajones. Niekam to sąrašo nerodyk – jis tik tam, kad paskatintų, parodytų tau, kad gali sugalvoti, ko nori. Svarbu: svajoti svajones be jokių esamų ar įsivaizduojamų apribojimų. Tokių, kaip finansai, turimi įsipareigojimai, laiko trūkumas, vietos apribojimai, gebėjimai ir įgūdžiai, kompleksai, baimės ar dar kitos kliūtys. Įsivaizduok, kad egzistuoja pasaulis, kuriame tau viskas galima, o viskas, ko imiesi – neabejotinai pavyksta. Apie ką svajoji tokiame pasaulyje? Ko leidi sau norėti?

O dabar – pakalbėkime su tomis ir tais, kurie nori visko. Čia. Ir dabar. O gal net vakar. Bravo! Tiek išlaisvinai savo gebėjimą svajoti, kad svajonėms ir norams nėra ribų. Tačiau kai tie visi norai susiduria su realybės grimasom, gali paaiškėti, kad turėti viską, ką sugalvoji, čia ir dabar, gali būti sudėtinga – o gal net neįmanoma. Tik nepriimk šio žodžio kaip iššūkio. Net ir labai skanaus torto su daug skirtingų, tačiau tarpusavyje derančių sluoksnių, nesuvalgysi viso iškart, vienu ypu. Vienu prisėdimu – gali, tačiau kramtyti jį vistiek turėsi mažesniais ar dideliais kąsneliais. Todėl ir iš viso skanaus ir gražaus tavo norų torto rekomenduoju pasirinkti, kurį gabalėlį ragausi pirmiausiai. Tai nereiškia, kad visų kitų gabalėlių nebevalgysi. Toks pasirinkimas tiesiog leis tau pajudėti į veiksmą (valgymą) iš sustingimo būsenos (žavėjimosi savo nuostabių norų tortu).

Kad jau prašnekome apie desertus, labai rekomenduoju atlikti gyvenimo pyrago pratimą. Jis ne tik padės visus norus surikiuoti ir struktūruoti pagal tam tikras gyvenimo sritis, bet ir užčiuopti, kur yra galimos spragos tavo produktyvumo sistemoje, per kurias išbėga taip reikalingas laikas.

Tikslai

Išsigryninus vertybes, kuriomis vadovaujiesi šiame gyvenimo etape, įsivardijus tikruosius savo norus, galima pradėti galvoti apie tikslus. Ši dalis – pati lengviausia, ypač, jei išties sąžiningai ir atvirai, negražinant realios situacijos, susidėliojai norus ir vertybes. Tau tereikia sugalvoti, koks tikslas per apibrėžtą laiko tarpą (gali apgalvoti 10, 5, 3 ir 1 metų tikslus būtent tokia – atbuline – tvarka) padės tau priartėti prie tavo norų, vadovaujantis savo vertybėmis.

Tačiau ir čia gali tekti šiek tiek paprakaituoti. Pavyzdžiui, paimkime gana abstraktų ir platų norą – būti laiminga:u (nors jei atlikai gyvenimo pyrago pratimą, tavo norai bus ženkliai konkretesni). Kad šį norą paverstum realybe, reikia suprasti, kas tau yra laimė. Galbūt tai kokie nors karjeros pasiekimai. Gal – visuotinis pripažinimas ir šlovė. Galbūt – finansinė nepriklausomybė. Gal – meilė ir santarvė šeimoje. Gali būti ir savirealizacija. Gali būti kompetecijų augimas. Gali būti… na, jau turbūt supratai. Kuo kokrečiau apsibrėši savo norą, tuo lengviau bus išsikelti tinkamus tikslus jo įgyveninimui.

Tiesa, tik tinkamai suformuluoti tikslai padės efektyviai judėti norima linkme. Viena iš gana lengvai suprantamų ir pritaikomų tikslų kėlimo metodikų yra SMART. Trumpai priminsiu, kaip ja vadovaujantis tikslus kelti ir formuluoti išties efektyviai:

Specific (konkretūs) – tikslai turi būti konkretūs ir aiškūs, apibrėžiantys, ką reikia daryti, kad tikslas būtų pasiektas. Kuo specifiškesni tikslai, tuo lengviau sudaryti planą jiems pasiekti. Pavyzdys: per abstrakčiai suformuluotas tikslas – „Tobulėti sporte.” SMART tikslas: „Iki šių metų rugpjūčio pabaigos pasirengti 10 km ilgio bėgimui.”

Measurable (išmatuojami) – tikslai turi būti matuojami, kad būtų galima objektyviai įvertinti jų pasiekimą. Tai leis tau stebėti savo pažangą ir nustatyti, ar įvairūs veiksmai padės priartėti prie savo tikslų. Pavyzdys: objektyviai neišmatuojamas tikslas – “Mokytis daugiau.” SMART tikslas: „Per šį mėnesį išmokti bent 10 naujų žodžių per Duolingo.”

Achievable (pasiekiami) – tikslai turi būti realūs ir įmanomi tavo turimomis aplinkybėmis (įgūdžiais, kompetencijomis, įpročiais, resursais ir pan). Pavyzdys: nepasiekiamas tikslas – “Tapti pasaulinio lygio gitariste:u per vieną mėnesį.” SMART tikslas: “Per šešis mėnesius pagerinti įgūdžius groti gitara ir atlikimo techniką, praktikuojant kasdien po 30 minučių.”

Relevant (aktualūs) – tikslai turi būti susiję su tavo norais ir vertybėmis. Jie turi turėti prasmę ir atitikti tavo asmeninius ar profesinius poreikius. Pavyzdį (tinkamai ir netinkamai iškelto tikslo) šiam SMART aspektui sugalvok pati:s, remiantis savo vertybėmis ir norais 🙂

Time-Bound (su aiškiu terminu) – tikslai turi būti apriboti laike, t.y., turi būti įvardintas konkretus terminus. Tai suteikia struktūros ir skatina veikti efektyviai. Terminas gali būti apibrėžiamas kaip konkreti data (tarkime, iki š.m. pabaigos ar konkretaus mėnesio), kaip apibrėžtas laikotarpis (per šešis mėnesius) arba kaip tam tikras dažnis (vieną kartą per mėnesį, du kartus per savaitę ir t.t.). Pavyzdys: tikslas be konkretaus termino – „Surašyti savo gyvenimo tikslus.” SMART tikslas: „Iki kitos savaitės pabaigos sudaryti tikslų sąrašą, apibrėžiantį, ką noriu pasiekti per ateinančius penkerius metus.”

TAISYKLĖS

Viena iš esminių produktyvumo prielaidų – nešvaistyti laiko ir energijos ten, kur galima sutaupyti. Atrodo taip akivaizdu, kad net neverta atskiro paminėjimo? Leisk man paaiškinti: ko gero, visi supranta, kad laiką (ir energiją, nors apie ją pagalvojama gerokai rečiau) reikia sutaupyti, tačiau pernelyg dažnai deramai neįvertina itin mažų, gal net nepastebimai laiką siurbiančių užduočių ir veiklų. Pirmiausiai, ko gero, pagalvojai apie skrolinimą – tačiau dabar mes kalbame ne apie tai.

Komunikacija

Viena iš tokių naudingų, tačiau per daug laiko nusiurbiančių veiklų yra komunikacija. Žinoma, faktinės laiko (ir energijos) sąnaudos kiekvienai:am gali būti skirtingos, priklausomai nuo darbinių aplinkybių, atsakomybių, klientų ar kolegų skaičiaus ir pan. Bet kuriuo atveju, komunikacija – viena iš nekaltai atrodančių darbinių užduočių, kuri visgi gali kainuoti labai nemažai laiko (pavyzdžiui, atlikus tyrimą nustatyta, kad per metus iššvaistoma 230 valandų vien tik neproduktyviai lindint emaile). Tyrimas atliktas seniai, vien tik su emailu. Šiandien darbui naudojame ir kitas komunikacijos priemones – įvairiausius chat’us, forumus, nuotolinius susitikimus ir pan., kas, tikėtina, pavagia dar daugiau laiko.

Efektyvi komunikacija, kuri tau padeda veikti produktyviai, o ne slaptai vagia laiką iš tavo darbotvarkės – kietas riešutėlis. Tačiau kartą šį riešutėlį perlaužus ir susidarius tam tikras taisykles bei laikantis efektyvumo principų, tinkamai valdomas komunikacijos procesas padės laiką skirti tam, kam jo vis pritrūksti.

Kad komunikacija būtų kuo efektyvesnė, turi apgalvoti (o jei dirbi komandoje – ir susitarti tarpusavyje) tam tikras taisykles, kurių laikysiesi komunikuojant. Savo komunikacijos taisyklėse rekomenduoju apgalvoti KAIP, KADA ir KOKIU BŪDU komunikuoti. Čia tau labai pasitarnaus efektyvios komunikacijos gidas, kurį nemokamai gauna visi, įsigiję produktyvumo treniruočių programą.

Dokumentacija

Failas.docx

Galutinis failas.docx

Galutinis galutinis failas.docx

Failiukas.xls

Failiukassssss.docx

Failiukas final.pdf

Failas.png

Galutinis.png

Matytas vaizdelis? Tik nesakyk, kad atsidarius kurį nors aplanką savo kompe pamatytum tokį ar panašų vaizdą. Tiesą sakant, netvarkingos dokumentacijos problema niekam neatrodo kaip reali problema iki to momento, kai skubiai prisireikia kokio nors dokumento ar jo turinio, kai prie jo nedirbai (nes dirbo tavo kolegos ar partneriai) arba kai prie jo dirbai, bet jau praėjo kažkiek laiko. Labai nelinkiu tau susidurti su tokia situacija ir investuoti truputį laiko ir pastangų susidarant dokumentacijos valdymo sistemą. Ji ilguoju laikotarpiu padės sutaupyti ne tik laiko ir energijos (dokumentus bus ne tik lengva surasti, bet ir sumažinsi klaidų riziką), bet ir sumažinti reguliariai patiriamą stresą.

Kam sakai TAIP, kam sakai NE

Įsivaizduok: atradai TAU veikiančius produktyvumo metodus ir įrankius. Atidirbai juos, susidėliojai asmeninę produktyvumo sistemą. Žinai ką, kada ir kaip daryti, kad konkrečioms veikloms skirtas laikas neštų norimą rezultatą. ar čia jau gali dėti tašką ir sakyti, kad gyvenimas pavyko? Deja, turiu tave nuvilti: NE! (Jei nežinosi kam, kada ir kaip sakai ne.)

Jau turbūt nujauti, ką pasakysiu: kaip svarbu gyvenime sugebėti ir mokėti pasakyti ne, ir kaip svarbu tai padaryti tinkamai (taip, kad kategoriškas ne nesugadintų tavo įvaizdžio, reputacijos ir santykio su prašančiuoju). Jei jauti, kad tau reikėtų patreniruoti NE raumenį, kviečiu pasinaudoti gidu Kaip sakyti NE darbe (jame sudėjau ne tik praktinius patarimus, bet ir konkrečias, dažnai pasitaikančias situacijas, kuriose anksčiau ar vėliau atsiduriame visi. Be to, pateikiu konkrečius tekstus, kuriuos gali iškart naudoti praktikoje). Ar minėjau, kad produktyvumo treniruočių dalyvės:iai šį gidą gauna visiškai nemokamai?

Tačiau ir tai – dar ne viskas. Vien išmokti ir įsidrąsinti ko nors atsisakyti – negana. Tam, kad galėtum pilnai išnaudoti savo asmeninę produktyvumo sistemą, joje turi būti ir sprendimas, kam sakyti taip, kam sakyti ne.

Žinoma, viskas prasideda nuo įgūdžio ir elementarios drąsos. Tačiau net ir įsidrasinusi:ęs ir įgudusi:ęs juk nepradėsi atsisakinėti absoliučiai visko. Aklai, automatiškai taikyti kokį nors įgūdį ar taisyklę – ne itin išmintingas sprendimas. Na, nebent tiksliai, 100% žinai, kas ir kaip klostysis ateityje. Bet to nežino niekas, net patys kiečiausi būrėjai ir ekstrasensai. O kai nežinai, tai turi būti pasiruošusi:ęs į įvairiausius pasikeitimus, galimybes ir neatitikimus reaguoti tau palankiausiu būdu. Čia ir pasitarnaus tavo apsisprendimas, kam sakyti taip, o ko – atsisakyti.

Bonus tip: jeigu turi silpnų vietų, vis lipi ant tų pačių grėblių, tai – gera vieta pradėti apibrėžti savo taip ir ne taisyklę. Pavyzdžiui, įsivaizduokim, kad aš nuolat iš gailesčio ir noro padėti (o iš tiesų – labiau iš baimės užsitraukti nemalonę, jei atsisakyčiau) įsitraukiu į įvairius nuostolingus, ne itin įdomius ir niekur (manęs) nevedančius projektus. Jei apsibrėšiu, kokio tipo užklausoms ar interesantams aš sakysiu NE, tai atsidūrusi tokioje situacijoje, tikėtina, lengviau ją atpažinsiu ir atsispirsiu savo impulsui sutikti su viskuo.

Bonus tip 2: kai sudarinėsi savo taip ir ne taisykles, nepamiršk į jas įtraukti ir savęs. Nes įvairūs projektai ir veiklos, mažinantys mūsų produktyvumą, mūsų darbotvarkėje gali rastis ir mūsų pačių iniciatyva. Tarkime, jei nuolat griebiesi naujos karštos idėjos (guilty), pernelyg greit pasisiūlai įsitraukti į vienas ar kitas veiklas (also guilty), ir panašiai, tai pravartu į taisykles įsitraukti ir tam tikras savo silpnybes ar įpročius.

TAVO LAIKO VERTĖ

Laikas paskaičiuoti. Ar žinai, kokia yra tavo laiko vertė? T.y. kiek tau verta viena tavo gyvenimo (darbo, laisvalaikio, ir t.t.) valanda?

Akivaizdžiausias atsakymas – tiek, kiek uždirbi (kad ir ką veiktum) per vieną valandą. Ir iš esmės šis atsakymas gali būti teisingas, jei tave pilnai tenkina dabartinė tavo situacija (t.y. kiek ir kam skiri laiko ir kiek uždirbi). Tokiu atveju – gali praleisti šią dalį. Na, o jei pasitenkinimo galėtų būti ir daugiau – skaityk toliau.

Iš esmės motyvaciją ar sprendimą kažką daryti lemia dvi priežastys: malonumas arba atlygis. Tiek malonumą, tiek ir atlygį čia reikėtų suprasti plačiau (t.y. malonumas – ne vien tik pramogos, o atlygis – ne vien tik finansai). Pavyzdžiui, tvarkytis tau gali būti tiesiog malonu. Arba tvarkaisi, nors tau tvarkymasis neteikia didelio malonumo, bet susitvarkius gausi atlygį – malonumą būti tvarkinguose namuose. O gal tvarkaisi, nes tvarkytis – tavo darbas ir už jį gausi finansinį atlygį.

Kaip visa tai siejasi su produktyvumu? Kai malonumo per mažai arba atlygis neatperka įdėtų pastangų ir laiko, gali taikyti nors ir visas įmanomas produktyvumo technikas – pasitenkinimo savo produktyvumu nejausi. Neaplankys jausmas, kad laiko turi (nes jo vis pritrūksi tau svarbiems dalykams). Tad be visų kitų elementų, labai svarbu savo asmeninėje produktyvumo sistemoje turėti ir žinoti savo laiko vertę. Kad galėtum labai aiškiai įvertinti, ar nori pirkti ir parduoti savo laiką konkrečia kaina (arba iš kitos pusės – kiek tavo laiko kainuoja vieni ar kiti sprendimai taupyti pinigus?) 

Tai kaip nustatyti savo laiko vertę ir kaip suprasti, kokiomis sąlygomis “apsimoka” laiką pirkti ir jį parduoti? Šį klausimą išsamiai analizuojame produktyvumo treniruočių programoje, o dabar pateiksiu keletą klausimų, kurie padės įsivertinti, ar nepraloši, kai priimi sprendimą taupyti pinigus (savo laiko sąskaita) arba parduoti savo laiką (tam tikra kaina):

• Ką darai su malonumu ir kiek tau turėčiau sumokėti, kad nebeskirtum tam laiko visai?
• Kokių užduočių mielai išvengtum? Kiek sutiktum man sumokėti, jei galėčiau jas perimti? (įsivaizduok, kad moku ir galiu tai daryti)
• Prisimink paskutinį kartą, kai taupei pinigus (t.y. kai įdėjai pastangą, kad perkant sutaupytum pinigų). Kiek laiko kainavo tokia pastanga?

Tačiau neužtenka tik “įkainoti” savo laiko ir apgalvoti, kada jį pirksi ir kada parduosi. Svarbu visa tai apgalvojus praktikuoti, t.y. jei netenkina esama situacija – susidaryti planą ir labai mažais gabaliukais keisti pasiskirstymą tarp užduočių, kurias darai iš malonumo ir tų, kurias atlieki dėl atlygio. Ir praktikuoti tol, kol pasiskirstymas atitiks tavo gero gyvenimo ir subalansuoto produktyvumo sampratą.

ANALIZĖ

Kaskart, kai duodu kam nors užduotį visų pirma “iš akies” įvertinti tam tikrą situaciją ir tuomet surinkti faktinius duomenis, išlenda stebinantys rezultatai. Kartais nuostabos mažiau, kartais – daugiau, bet praktiškai visuomet vertinimas “iš akies” (kai kas pasakytų “iš lempos”) skirias nuo faktinės situacijos. Kodėl? Todėl, kad:

• Atmintis gali pateikti (ir neretai pateikia) iškraipytą informaciją (nepilną, prifantazuotą ir pan.);
• Įvairūs šališkumai, mąstymo klaidos ir įsitikinimai iškreipia situacijos suvokimą ir vertinimą;

Siūlau padaryti eksperimentą: “iš akies” surašyk, kiek per dieną ar savaitę skiri laiko konkrečioms užduotims, o tuomet – surink faktinius duomenis. Abu variantus palyginus, gali pasimatyti tam tikri dėsningumai ir aklos dėmės (t.y. veiklos ir užduotys, kurių tarsi nematai ir nefiksuoji, bet kurios suvalgo tavo laiką). Apskritai, reguliarus realios situacijos fiksavimas ir situacijos analizė (kuri apima ne tik nuspėjamos ir realios situacijos palyginimą, bet ir tam tikrą užduočių grupavimą, tendencijų išryškinimą ir pan.) – itin naudinga praktika. Tie, kurie itin gerai valdo savo laiką ir yra išties patenkinti savo produktyvumu, dažniausiai labai gerai žinos (faktiškai) kiek ir kam skiria laiko. Na, o tie, kuriems užtenka ir maždaug apytikslio žinojimo, apytiksliai žinos ar nujaus ir tai, kas galėtų padėti veikti produktyviau, bet iki galutinio, išties džiuginančio rezultato, taip ir neprieis.

Kaip dažnai verta atlikti situacijos analizę? Jei niekada nedarei – būtinai bent savaitę ar net ilgiau stebėk ir fiksuok (priklausomai nuo to, kaip dažnai kartojasi įvairios skirtingos užduotys), o pakartok tada, kai jausi, kad vėl nebežinai, kur dingo tavo diena (arba savaitė). Taip pat verta kartoti ir tuo atveju, jei iš esmės keičiasi rutina (pakeitus darbą, veiklos sritį, atsiradus asmeninio gyvenimo pokyčiams).

PRODUKTYVIOS DARBOTVARKĖS PRINCIPAI

Tai štai, tik atlikus visus anksčiau įvardintus žingsnius, rekomenduoju pereiti prie produktyvios darbotvarkės formavimo. Dažniausia klaida, kurią daro visi, anksčiau ar vėliau nusiviliantys produktyvumo metodais, ir yra tai, kad pirmiausiai griebiasi dėlioti darbotvarkę, taikyti tam tikras gudrybes, bet nepadeda pamatų. Laikinai visi šie dalykai gali suveikti, bet ilgai neišsilaiko ir neišsilaikys. Tad, jei sąžiningai skyrei dėmesio visiems aukščiau įvardintiems tavo produktyvumo sistemos elementams, pats laikas pereiti prie produktyvios darbotvarkės formavimo principų. Tam paskyriau atskirą įrašą – jį gali peržiūrėti ČIA.

KAIP SUTAUPYTI LAIKO?

Kai visi tavo asmeninės produktyvumo sistemos pamatai sukloti, produktyvios darbotvarkės šablonas – jau paruoštas, laikas pasižiūrėti į tavo atliekamas užduotis iš arčiau.

Jeigu esi suaugęs žmogus, veikiantis realiame pasaulyje (99% tikimybė, kad taip ir yra), tai greičiausiai tavo darbotvarkę ir užduočių planą sudaro ne vien gėlytės ir drugeliai. Turiu galvoje, net ir išsigryninus tikslus, norus ir vertybes, išsiaiškinus savo laiko kainą ir identifikavus aukštos vertės užduotis, bei tas veiklas, kurių imamės iš gryno malonumo; net jeigu dirbi svajonių darbą – vistiek anksčiau ar vėliau į tavo darbotvarkę prasmuks užduotys ir darbai, kuriuos padaryti tiesiog reikia. Nepriklausomai, nori tu to ar ne, labai atsiperka ar ne itin. Siekiant maksimalaus produktyvumo, reikia tokioms užduotims (pavadinkime jas techninėmis, vertės nekuriančiomis užduotimis) skirti kuo mažiau laiko ir dėmesio, užtikrinant pakankamai gerą rezultatą. Optimaliausia, žinoma, būtų tokių užduočių apskritai atsisakyti. Tačiau gana dažnai tai (visiškas atsisakymas) bus misija neįmanoma, tad siūlau rinktis vieną iš galimų būdų, kaip sutaupyti laiko tokio tipo užduotims:

• Optimizuok. T.y. paieškok ir atrask būdą, kaip tas pačias užduotis atlikti per mažiausią laiko kiekį.
• Deleguok. Na, visuomet turi galimybę tavo produktyvumui trukdančias užduotis išdeleguoti (komandai ar išoriniams tiekėjams). Čia jaučiu būtinybę priminti, kad skirtingų žmonių – skirtingos atsakomybės ir skirtingai atrodo produktyvumas (ne tik asmeninė produktyvumo sistema, bet ir siekiamas rezultatas). Kas vienam yra techninė, vertės nekurianti užduotis, kitam gali būti pagrindinis pajamų šaltinis ar svarbus ir skubus reikalas. Tad nebijok turimomis užduotimis pasidalinti su tais, kuriems jos negriaus produktyvumo.
• Automatizuok. Žinai tą posakį, kur rekomenduoja nestovėti, kai gali sėdėti, ir nesėdėti, kai gali gulėti? Rekomenduoju tau kažką panašaus: nesikankink ir rankiniu būdu nedaryk to, ką gali patikėti įvairiems automatizuotiems įrankiams ir sistemoms.

PROKRASTINACIJA

Madingas ir taip visų mėgstamas terminas. Jokia geriausiai suplanuota, sustrateguota ir optimizuota darbotvarkė neatsilaikys prieš gerai motyvuotą prokrastinaciją. Kitaip tariant, planuok kiek nori – jei pasiduosi atidėliojimo pagundai, tai laikas, skirtas planavimui, bus sugaištas veltui. Juk vistiek to plano neįvykdysi.

Daugiau ar mažiau atidėliojame, ko gero, visi. Skiriasi tik paties atidėliojimo mastas. Standartiniu atveju atidėliojimas truputį pakaitina atmosferą, pakelia įtampos lygį ir šiek tiek sumaišo kortas. Kraštutiniu atveju atidėliojimas gali veikti destruktyviai ir būti įvairiausių nesėkmių, apatijos, nusivylimo ir jausmo, kad nieko nesugebi, priežastimi. Kraštutiniu atveju labai rekomenduoju neužsiimti produktyvumo sistemos kūrimu, kol nesusitvarkysi su prokrastinacija – o tam prireiks ir laiko, ir pastangų, ir, galbūt, net specialistų pagalbos. Tačiau tikiu, kad greičiausiai visgi patenki kažkur į viduriuką (juk skaitai šį tekstą, o ne atidėlioji jo skaitymą).

Ar tikrai atidėliojimas – arba prokrastinacija – yra tokia didelė ir rimta problema, ypač jei daugiau ar mažiau vistiek suspėji iki sutartų terminų? Ir taip, ir ne. Jei kartais (ar dažniau, bet nereikšmingai) truputį paproskrastinuoji ir dėl to nepatiri didelių nuostolių ar rimtų pasekmių, gali pasirodyti, kad viskas čia gerai, tegu būna taip, kaip yra. Tačiau noriu atkreipti tavo dėmesį: išties produktyvūs žmonės nenumoja ranka net į nedideles laiko pratekėjimo spragas (kaip ir taupūs žmonės nesako “čia tik centai”). O prokrastinacija – puiki terpė tokio pobūdžio spragoms rastis.

Žinoma, gali sakyti, kad kai atidėlioji, tai pasidarai kitus darbus (na, pavyzdžiui, atidėlioji svarbaus teksto surašymą ir vietoj to susitvarkai namus) – valio? Ne visai. Noriu akimirkai sugrįžti prie minties – produktyvumas atsitinka tada, kai turi laiko viskam, kas tau svarbu. Sakykim, plane nusimatei tau svarbią užduotį (svarbią tau vertybiškai, artinančią prie tavo išsikeltų tikslų ir pan.), bet jos neatlikai. Tačiau tam skirto laiko lyg ir neiššvaistei, nes atlikai kažką mažiau svarbaus. Diena lyg ir nenuėjo veltui (kažką darei). Bet ar ji buvo išties produktyvi (ar darei tai, kas svarbu, ar tai, kas papuolė po ranka)? Manau, atsakymas aiškus.

Su prokrastinacija rekomenduoju elgtis švelniai, bet su aiškiomis ribomis: neplak savęs už tai, kad atidėlioji (visi mes daugiau ar mažiau tai darome). Susidraugauk su savo prokrastinacija. Stebėk ją. O stebint – labai tikėtina – rasis ir būdų, kaip ją pažaboti.

ŽVELK PLATESNIU KAMPU

Kai jau aiški darbotvarkės struktūra, naudoji tau veikiančius metodus ir įrankius, įgalinančius gaudyti įvairiausius svarbaus laiko (ir dėmesio) vagis, metas šiek tiek atsitraukti ir visa ką apžvelgti platesniu kampu. Jeigu visuomet pasitikėsi tik savo atmintimi ir planą sudarysi kiekvienai dienai, tačiau neskirsi laiko reguliariai vis sugrįžti ir prisiminti platesnį vaizdą, t.y. savo tikslus, norus ir siekiamybes, tai labai greitai nuvažiuosi į lankas. Tai kartais gali atrodyti visai patraukliai (laisvė, impulsyvumas, netikėtumai, niekada nežinai, kokia nauja galimybė ar nuotykis laukia už kito kampo), tačiau toks planavimo metodas nepadės sistemingai artėti tikslų link. Apskritai, susitvarkius tam tikrus produktyvumą skatinančius ar kaip tik slopinančius įpročius, įgudus naudotis tam tikrais įrankiais, taikant praktikas dėmesiui išlaikyti ir atradus tau veikiančią dienos rutiną, jau padėjai tvirtus pamatus savo produktyvumo sistemai. Tačiau juk produktyviai gali ir *malti šūdą* (pardon my french). Ar to sieki, kai ieškai produktyvumo metodų? Greičiausiai ne. todėl rekomenduoju reguliariai skirti laiko ir:

• Sudaryti žingsnių ir veiksmų planą artimiausiam ketvirčiui ar mėnesiui. Taip, kad tie veiksmai vestų link tavo norimo gyvenimo ir tavo tikslų (labai svarbu šioje vietoje atskirti tai, kas iš tiesų padeda eiti norima linkme, o kas tik imituoja judesį);
• Žingsnių ir veiksmų planą paversti užduočių sąrašu artimiausiai savaitei;
• Savaitės užduočių sąrašą paskirstyti į konkrečias dienas, atsižvelgiant į tavo susikurtą produktyvią rutiną, darbotvarkę, jau turimus įsipareigojimus ir pan.

Atkreipiu dėmesį, kad sakau “artimiausiam” laikotarpiui – jokiu būdu ne visiems metams ar keleriems. Visam laikotarpiui, per kurį sieki kokio nors tavo apsibrėžto tikslo, verta išsikelti tik mažesnius tarpinius tikslus – tačiau ne tikslų ir detalų planą. Kodėl? Todėl, kad itin tiksliai ateities nenuspėsi. Jei planuosi artimiausius žingsnius, bet reguliariai vis skirsi laiko užmesti akį ir į savo tikslų, norų, vertybių žemėlapį ir tikslų planą, tai net ir iškilus nenumatytoms aplinkybėms, susidūrus su sunkumais, akligatviais ir pan., bus daug lengviau suplanuoti alternatyvius veiksmus ir užduotis. Tam, kad nepaisant pokyčių, vis dar sėkmingai eitum ten, kur nori eiti.

REFLEKSIJA

Būtinai kiekvieno apčiuopiamo laikotarpio pabaigoje skirk laiko ir refleksijai. Refleksijos nauda tiesiogiai proporcinga jos dažniui ir kryptingumui. Visų pirma, refleksija gali pakelti motyvaciją (nes natūraliai džiaugsies dėl suplanuotų ir atliktų užduočių, ypač, jei jos nebuvo itin malonios, o vistiek jas (ir save) įveikei). Visų antra, tik reflektuojant suprasi, ką darei gerai, ką darei blogai, o ko išvis nereikėjo daryti – tai itin svarbu, planuojant tolimesnius žingsnius ir užduotis. Be to, refleksija, jei atlikta tinkamai, padeda sugrįžti į save ir nuolat jausti temperatūrą bei matuotis: ar savo tikslus ir norus įgyvendini? Ar gyveni tau priimtinu tempu? Ar laiko užtenka viskam, kas svarbu TAU? Produktyvumo treniruočių programoje įtraukiau ir tam tikras struktūruotas refleksijos gaires su klausimais, nes esu įsitikinusi, kad tinkamai ir reguliariai atliekama refleksija – pagrindinis priešnuodis svetimiems lūkesčiams ir svajonėms, įvairiems pabėgimo metodams ir baimėms, kurie visi drauge neleidžia tau gyventi taip, kaip iš tiesų norėtųsi.

DARBUI TINKAMAS LAIKAS IR VIETA

Apsitvarkius mentalinę darbo erdvę (t.y. mąstymą, įpročius, naudojamus įrankius ir rutinas), belieka susitvarkyti ir fizinę. Ar žinai, kad fizinė erdvė turi mums nemažai įtakos? Juk tikrai girdėjai apie psichologinį spalvų poveikį (ir kodėl ligoninės dažnai dažomos žalia spalva). Ne tik spalvos, bet ir šviesa, ergonomiški baldai, aplinkos garsai, kitų žmonių buvimas ir įvairūs trikdžiai padeda arba trukdo tavo produktyvumui. Pandemija ir karantinas tą labai išryškino: daugelis suprato, kad graži mintis dirbti iš namų tampa ne tokia idiliška, kai tame pačiame kambaryje mokosi arba zyzia vaikai, telefonu kalba vyras ar kiti šeimos nariai, pirmyn – atgal zuja augintiniai. Nereikia skaityti jokių tyrimų, manau, kiekvienam, susidūrusiam su tokia ar panašia situacija, ir taip aišku: produktyvumui išties daro įtaką tai, kur ir kokiomis sąlygomis mes dirbame. Tobula, kai šias sąlygas gali pasirinkti visiškai laisvai. Tuomet tau tereikia peržiūrėti, ar į tavo darbo erdvę neįsibrauna įvairiausio plauko pašalinių, trukdančių daryti tai, ką suplanavai. Kadangi kiekvieno asmenybė yra skirtinga, tai labai rekomenduoju aklai nesivadovauti ir nenusižiūrinėti nuo kitų (t.y. patikrink, ar tau geriau dirbasi kavinėje, ar bibliotekoje, ar atvirame ofise). Taip atsirinksi tokią ar tokias darbo vietas, kurios išties tau padės dirbti.

Ką daryti, jei tavęs pernelyg niekas neklausinėja, kur ir kaip nori dirbti? Net ir tokiu atveju galima kiek įmanoma labiau prisitaikyti rutiną ir darbo sąlygas prie tavo produktyvumo poreikių. Galbūt sprendimas nebus 100% toks, kokį rinktumeis, jei galėtum rinktis laisvai. Tačiau šiuo atveju – kompromisas geriau, nei nieko. Galbūt tau užtektų atrasti tylų kampelį susikaupimo reikalaujančioms užduotims vos kelioms valandoms per savaitę? Tai jau būtų gera pradžia.

Svarbu: jei turi jau nusistovėjusias darbo sąlygas ir rutiną ir nori juos keisti, nes jauti, kad tai nepadeda produktyvumui, tai turėk galvoje, kad ne tik tau reikės susitaikyti su tais pokyčiais ir juos priimti. Tą taip pat reikės padaryti ir tavo klientams ar kolegoms, todėl nesitikėk, kad nuo rytoj jau gyvensi visiškai kitaip ir visi tą kitokį tavo gyvenimą švęs ir sveikins. Greičiausiai sulauksi didesnio ar mažesnio pasipriešinimo, turbūt nepavyks iškart įsivesti naujas taisykles ir jų nuosekliai laikytis – todėl pokyčius rekomenduoju pradėti įvedinėti labai mažais žingsneliais. Tokie, kokie beveik nesijaustų, bet po kurio laiko atsisukus atgal – matytųsi solidus jau įveiktas atstumas.

DIRBK IR ILSĖKIS PROTINGAI

Siūlau šūkį WORK HARD, PLAY HARD keisti į WORK SMART, PLAY SMART. Sunkus darbas anksčiau ar vėliau atves prie pervargimo, o gal ir perdegimo. Tai aiiiišku, kad įdėto darbo kiekis yra tiesiogiai proporcingas turimų norų ar tikslų skirtumui nuo dabartinės tavo realybės (t.y. kuo nori daugiau, tuo daugiau darbo – tikėtina – reikės įdėti). Tačiau darbas neturi būti alinantis. Tau nereikia daryti visko čia ir dabar. Tam juk ir planuoji kelerius metus, metus, mėnesius, savaites ir dienas. Jei persistengsi ir išeikvosi save, tai greitai visi tavo planai žlugs, nes reikės ne tik pailsėti ir atgauti jėgas, bet ir vėl naujai užsikurti. Jau seniai žinoma, kad tvaraus rezultato geriau siekti nuosekliai (nors ir lėčiau), nei desperatiškai mėtantis ir šokinėjant nuo max iki žemiau nulio.

Poilsį taip pat būtina planuoti. Neplanuotas poilsis įprastai neatsitinka arba atsitinka tada, kai jau “viskas, nebegaliu!”. O būtent to mes ir norime išvengti. Labai rekomenduoju poilsio planavimui taikyti panašų metodą, kaip ir planuojant darbus. Vadinasi, suplanuoti ne tik atostogas (metinis planas), bet ir trumpesnių laikotarpių poilsį: savaitgalius ir kasdieną. Šioje vietoje taip pat svarbu aptarti ir tai, ką laikome poilsiu. Tinkamo, gero ir atstatančio poilsio samprata vis kinta, priklausomai nuo bendrų tendencijų (madų) ir socialinio rato. Gali išgirsti, kad tikras poilsis – tik protą ir vaizduotę ar bendravimo įgūdžius stimuliuojanti veikla (kelionės, įvairios edukacijos, klubai ir pan.) Dar galėjai girdėti ar skaityti, kad geriausias poilsis – judesys. O gal buvimas gamtoje? O gal meno terapija? O gal miegas? O gal knygos? O gal namų tvarkymas? O gal kūrybiniai projektai? O gal telikas ir telefonas? Ok ok, apie teliką ir telefoną kaip apie poilsio rūšį garsiai pasisakyti yra labai nemadinga (o gal net gėdinga). Tai kaip galiausiai pasirinkti tą tikrąjį, teisingą poilsio tipą?

Visų pirma – įsiklausyk į save. Net ir paskrolinti ar pagulėti ant sofos gali veikti labai teigiamai, jei tau reikia pabūti “niekur” erdvėje po dienos, kuri pareikalavo daug valios pastangų. Tiesą sakant, visi poilsio būdai yra tinkami, jei padeda tau atsistatyti po darbinės veiklos, ir jausti tiek fizinę, tiek emocinę ar mentalinę pilnatvę. Žinoma, viso poilsio karalius yra miegas – jokie būreliai ar jogos treniruotės nepadės atstatyti jėgų, jeigu tau truks miego. Todėl visų pirma “atidirbk” gerą miego – būdravimo režimą (t.y. kada eini miegoti ir kada keliesi), ir tuomet jau į darbotvarkę įsitrauk įvairesnio poilsio (trumpas pertraukėles kasdien ir kas savaitę ir ilgesnius periodus kas keletą mėnesių).

Planuojant poilsį itin svarbu atlaidumas ir atida sau. Jei poilsį paversi dar vienu kietu ir dideliu savo tikslu, tai net ir jis gali pradėti varginti. Todėl nepersistenk su griežtu ir intensyviu planu: leisk savo poilsio planui turėti šiek tiek lankstumo. Planuok laiką poilsiui, o jo turinį pildyk pagal situaciją, savijautą ir galimybes. Atsižvelgiant į savo tempą ir poreikius.

NESPAUSK SAVĘS PER DAUG

Ufff, ilgai užtrukau, kol išrašiau visas svarbias sudedamasias asmeninės produktyvumo sistemos dalis. Geriausia yra tai, kad ši sistema – universali ir pritaikoma bet kam, bet kokiomis aplinkybėmis. Tai nėra man tam tikru specifiniu gyvenimo etapu pasiteisinusių metodų rinkinys. Tai yra sistema, kurioje kiekvieną elementą gali susikalibruoti taip, kad jų sinergija užkurtų tikrą produktyvumo viesulą TAU. Ok, stabdau save, kol neįsisiautėjau su tropais ir kitais egzotiškais teksto pagražinimais (taip jau nutinka, kai įsirašai).

Tačiau prieš atsitraukdama nuo klaviatūros, noriu akcentuoti keletą esminių taisyklių:

• Jei jauti, kad taikai tam tikrus gerus produktyvumo principus ar sistemos dalis šen bei ten, bet iki sistemingo veikimo dar yra ką nuveikti – nepulk imtis kardinalių ir drastiškų pokyčių. Visų pirma – juos įgyvendinti bus itin sudėtinga (nuo ko pradėti?). Visų antra – bet kokie kraštutinumai ilgai neužsilaiko. Tad iššvaistysi laiką ir energiją veltui. Rekomenduoju nuosekliai, žingsnelis po žingsnelio, sustatyti ir sukalibruoti produktyvumo sistemą, kuri tau veiks visą gyvenimą. O kai žinai, kad sistema veiks visą gyvenimą – argi yra būtinybė perdėtai skubėti?
• Sistema ar tam tikros tavo pačios:ties nusistatytos ir susikurtos taisyklės nėra tam, kad gyventum nuolatinėje įtampoje. Turi išmokti bent truputį atsipalaiduoti ir leisti sau nuklysti šalin (arba mesti kelią dėl takelio) ir priimti pakankamai gerą rezultatą. Žinoma, anksčiau ar vėliau iš to takelio reikėtų sugrįžti į pagrindinį kelią. Tačiau nieko baisaus nenutiks, jei diena – kita, savaitė ar net mėnuo nebus itin produktyvūs. Nieko baisaus nenutiks, jei kartą – kitą imsi ir paleisi savo sistemą. Sistema tuo ir nuostabi, kad prie jos labai lengva sugrįžti net ir po kurio laiko. Su sąlyga, kad sistema sukurta ir pritaikyta būtent tau;
• Turi užtektinai kantrybės nuosekliai taikyti savo sistemą ilgiau, nei vieną dieną (rezultatams matyti reikia sistemingo ir kokybiško visų dalių veikimo bent jau savaitę – dvi), ryžto laikytis savo taisyklių bei atkaklumo brėžiant ribas, kai jas kėsinasi peržengti kiti.

Štai ir viskas! Kuriant (arba koreguojant) savo asmeninę produktyvumo sistemą žingsneliais, suvokimų, sprendimų ir atradimų kiekį suvaldyti žymiai lengviau, nei mėginant viską padaryti iš karto. Būtent todėl ir sukūriau produktyvumo treniruočių programą – kad būtų lengviau tuos žingsnelius dėlioti kartu su grupe, individualiai ar su asmeninėmis konsultacijomis, kiekvieną savaitę po nedidelį gabaliuką. Tikiu, kad daugelis galvojančių, kad neturi laiko, yra per žingsnį nuo visiškai kitokio gyvenimo (ok – per 12 žingsnių :D). Ir tam nereikia jokių įmantrių programėlių, įrankių ar metodų. Užtenka nuoseklių ir kryptingų pastangų kartą ir visiems laikams susikurti asmeninę, išties poreikius ir aplinkybes atitinkančią, produktyvumo sistemą.