Jei bent kiek domiesi produktyvumu, tikriausiai jau esi susidūrusi:ęs su ne vienu laiko planavimo metodu. Pomodoro. Eisenhowerio matrica. Time blocking. Pareto principas. GTD. „Suvalgyk varlę“. Dar pridėkime kelias programėles, spalvotą kalendorių ir naują užrašinę – ir teoriškai turėtume būti nesustabdomi.
Tik realybėje dažnai nutinka kiek kitaip.
Vienas metodas puikiai veikia savaitę ir paskui kažkur dingsta. Kitas atrodo labai logiškas, bet niekaip neprilimpa prie tavo darbo. Trečią išbandai ir supranti, kad dabar planavimui skiri daugiau laiko nei patiems darbams.
Čia nebūtinai problema su tavimi ar tavo disciplina. Gali būti, kad tiesiog bandai netinkamu įrankiu spręsti ne tą problemą.
Nes nėra vieno geriausio laiko planavimo metodo. Yra metodai, kurie geriau sprendžia skirtingas problemas.
Jei tau sunku pasirinkti, kas svarbiausia, reikės vienokio įrankio. Jei viską puikiai žinai, bet neturi kada to padaryti – kitokio. Jei problema prasideda jau atsisėdus prie darbo ir po trijų minučių ranka pati siekia telefono, čia jau dar kita istorija.
Todėl pradėkime ne nuo klausimo „kuris metodas geriausias?“, o nuo daug naudingesnio: ką konkrečiai nori juo išspręsti?
Pirmiausia: kokią problemą bandai išspręsti?
Laiko planavimo metodus labai lengva supainioti su pilna planavimo sistema.
Perskaitai apie Pomodoro techniką, pradedi dirbti 25 minučių intervalais ir tikiesi, kad pagaliau susitvarkys visas planavimas. Bet Pomodoro nepasakys, ar apskritai pasirinkai tinkamą darbą.
Eisenhowerio matrica padės atsirinkti prioritetus, bet nepadės penkių valandų darbų sutalpinti į tris laisvas valandas.
Time blocking padės rezervuoti jiems vietą kalendoriuje, bet nebūtinai išspręs atidėliojimą, kai jau ateis laikas tą darbą pradėti.
Todėl prieš renkantis metodą verta pasižiūrėti, kur iš tikrųjų stringa tavo planavimas.
Jei viskas atrodo vienodai svarbu – tikėtina, kad problema yra prioritetuose.
Jei darbų sąrašas atrodo visai normalus, bet dienos pabaigoje pusė jo vis tiek lieka nepadaryta – gali būti, kad nerealistiškai vertini savo laiką ir į planą nuolat sutalpini daugiau, nei realiai turi laiko, plačiau apie tai tekste Laiko planavimas: kaip planuoti laiką realistiškai.
Jei žinai, ką ir kada reikia padaryti, bet sunku pradėti arba išlaikyti dėmesį – problema greičiausiai jau ne pačiame plane, o jo įgyvendinime.
O jei didžiausią įtampą kelia galvoje nuolat besisukantis „dar nepamiršti šito, dar atrašyti anam, dar kažkada reikia…“, pirmiausia gali reikėti ne geresnio kalendoriaus, o vienos vietos visiems tiems darbams surinkti.
Kai aišku, kur stringa, daug lengviau pasirinkti ir tai, kas gali padėti.
Eisenhowerio matrica: kai viskas atrodo svarbu
Eisenhowerio matrica – vienas paprasčiausių būdų atsitraukti nuo ilgo darbų sąrašo ir pasižiūrėti, ką iš jo iš tikrųjų verta daryti. Matricoje užduotys skirstomos pagal du kriterijus: ar jos svarbios ir ar jos skubios, taip iš viso gauname keturias grupes:
- svarbu ir skubu;
- svarbu, bet neskubu;
- nesvarbu, bet skubu;
- nei svarbu, nei skubu.
Didžiausia šio metodo vertė man nėra pats keturių langelių piešimas, o tai, kad jis priverčia sustoti ir atskirti du dalykus, kuriuos kasdienybėje labai lengva suplakti: svarbu ir skubu. Garsiai pypsintis email’as gali būti skubus, bet visiškai nesvarbus tavo tikslams. Tuo tarpu projektas, kurį jau trečią savaitę stumi į kitą pirmadienį, gali būti labai svarbus, nors šiandien dar niekas dėl jo nerašo trimis šauktukais. Plačiau apie tai, kaip atsirinkti svarbiausius darbus, skaityk Kaip susidėlioti prioritetus, kai viskas atrodo svarbu?
Eisenhowerio matrica ypač naudinga, kai žiūri į savo sąrašą ir atrodo, kad VISKĄ reikia daryti dabar. Bet čia jos darbas ir baigiasi. Ji padeda nuspręsti, kam skirti dėmesį, bet nepasako, kur tavo kalendoriuje tam atsiras laiko. Todėl po prioritetų atsirinkimo dažnai prireikia kito žingsnio.
Time blocking: kai darbams reikia tikros vietos kalendoriuje
Vienas didžiausių to-do sąrašo trūkumų yra labai paprastas: jis neturi jokio ryšio su laiku. Galiu į vieną dieną užrašyti „parengti prezentaciją“, „parašyti straipsnį“, „sutvarkyti buhalteriją“, „atsakyti klientams“ ir dar „pagaliau nueiti sportuoti“. Ant lapo viskas telpa puikiai, o vat į valandas – nebūtinai.
Time blocking principas labai paprastas: darbą ne tik įrašai į sąrašą, bet ir rezervuoji jam konkretų laiką kalendoriuje. Pavyzdžiui:
9:00-10:30 – straipsnis
11:00-12:00 – klientų darbai
14:00-15:00 – administraciniai reikalai
Staiga paaiškėja, kad tavo „visai normalus“ dienos sąrašas reikalauja aštuonių valandų, nors darbui realiai turi penkias. Ir būtent čia time blocking yra labai naudingas: jis grąžina planavimą iš teorinės erdvės į realybę. Tik yra vienas svarbus „bet“: kalendorius nėra Tetris. Jei užpildysi kiekvieną dienos tarpą minutė į minutę, gausi ne gerą planą, o labai labai trapų planą. Užteks vienam susitikimui užsitęsti dvidešimt minučių ir staiga pradės griūti visas likęs užduočių sąrašas.
Todėl laiko blokai veikia geriausiai tada, kai šalia jų lieka vietos ir gyvenimui: perėjimams tarp darbų, netikėtumams, poilsiui, darbui, kurio trukmę įvertinai optimistiškiau, nei reikėjo. Kaip šį principą pritaikyti planuojant ne vieną dieną, o visą savaitę, gali paskaityti tekste Savaitės planavimas: kaip susiplanuoti realistišką savaitę.
Pomodoro technika: kai sunku ne suplanuoti, o pradėti
Tarkim, prioritetą jau pasirinkai. Laiką kalendoriuje jam irgi rezervavai. Ateina 10:00. Atsidarai word’ą, jau tuoj tuoj pradėsi rašyti… Ir staiga labai svarbu pasidaro patikrinti paštą. Tada prisimeni, kad reikia užsisakyti dantų pastos iš tos IG daktarės. Po dešimties minučių jau skaitai apie visiškai su darbu nesusijusį dalyką ir net nelabai prisimeni, kaip ten atsidūrei. Čia labai gali padėti Pomodoro technika.
Klasikinis jos variantas – 25 minutės koncentruoto darbo, tada trumpa, dažniausiai 5 minučių, pertrauka. Po kelių tokių intervalų daroma ilgesnė pertrauka. Metodo stiprybė yra ne stebuklingos 25 minutės, o aiškios ribos, ir apibrėžtas laikas, skirtas užduotims ir pertraukėlėms. Su pomodoro tau nereikia „dabar parašyti viso straipsnio“. Reikia padirbėti tik iki kito laikmačio pypsiuko – o tai, kaip rodo praktika, gali labai sumažinti pasipriešinimą didelėms, nemalonioms arba ilgai atidėliotoms užduotims. Jei nori giliau suprasti, kaip ši technika veikia, kada ji naudinga ir kada ne, skaityk Pomodoro technika: kaip ją taikyti ir kada ji neveikia.
Bet Pomodoro neišsprendžia vieno esminio klausimo: ar tai, ką taip susikaupusi:ęs darai, apskritai yra svarbiausias tavo darbas? Galima labai produktyviai praleisti keturis Pomodoro intervalus tvarkant failų pavadinimus ir vis tiek nepajudėti nė milimetru artyn link savo tikslų. Pomodoro yra puikus susikaupimo įrankis, bet visos planavimo sistemos vien tik ant jo nestatyčiau.
Pareto principas: kai darai daug, bet rezultato mažai
Pareto principą turbūt geriausiai pažįstame kaip 80/20 taisyklę: nedidelė dalis veiksmų dažnai sukuria didelę dalį rezultato. Tų skaičių nereikia suprasti pažodžiui. Nėra jokio produktyvumo inspektoriaus, kuris ateis patikrinti, ar tavo 20 procentų darbų tiksliai sugeneravo 80 procentų rezultato. Naudingesnis yra pats klausimas: kurie mano darbai iš tikrųjų labiausiai prisideda prie rezultato? Jei turi savo veiklą, gali pastebėti, kad didžiąją dalį pardavimų atveda keli konkretūs veiksmai. Jei dirbi samdomą darbą – kad tavo rezultatui daug svarbesnis vienas strategiškai svarbus projektas nei dvidešimt smulkių administracinių darbų. Pareto principas labai aiškiai parodo, kad labai dažnai problema net ne tame, kad darome per mažai. Problema ta, kad labai efektyviai darome daug dalykų, kurie mums beveik nieko neduoda.
Pareto principas padeda į savo veiklas pažiūrėti būtent iš šios pusės.
GTD: kai tavo galva tapo antru darbų sąrašu
„Reikia atrašyti.“
„Dar nepamiršti užregistruoti.“
„O, ir tą dokumentą reikėtų kažkada sutvarkyti.“
„Ir dar buvo kažkas…“
Jeigu nemažą dienos dalį praleidi bandydama:s prisiminti, ką dar turėjai prisiminti, gali būti, kad tau pirmiausia reikia ne produktyvesnio metodo, o patikimos vietos visiems kabantiems ir tavo dėmesio reikalaujantiems darbams. Čia labai naudinga viena pagrindinių GTD („Getting Things Done“) idėjų: nereikia visko laikyti galvoje.
Pagal GTD, užduotys, idėjos ir įsipareigojimai surenkami į išorinę sistemą, tada išsiaiškinama, ką konkrečiai su jais reikia daryti, jie organizuojami ir reguliariai peržiūrimi. Visa GTD sistema yra gerokai platesnė (tiek, kad nesileisime čia į detales), bet net ir nenaudojant jos pilnai galima pasiimti labai vertingą principą: jei turi kažką prisiminti tinkamu momentu, pasirūpink, kad tai primintų tavo sistema, o ne tavo smegenys 23:47 prieš užmiegant.
Tik čia irgi galima nueiti per toli. Jei produktyvumo ar priminimų sistema pati tampa projektu, kuriam prižiūrėti reikia atskiros produktyvumo sistemos, verta stabtelėti. Juk nei tavo, nei mano tikslas nėra turėti tobulai spalvomis sužymėtus 17 sąrašų. Kur kas svarbiau – žinoti, ką kada turi padaryti, ir nešvaistyti energijos bandant viską išlaikyti galvoje.
„Suvalgyk varlę“: kai vieną svarbų darbą vis nustumi
„Suvalgyk varlę“ principas dažniausiai aiškinamas labai paprastai: svarbiausią arba sunkiausią dienos darbą atlik pirmiausiai. Idėja kaip ir aiški: jeigu visą dieną žinai, kad tavęs laukia nemalonus darbas, labai lengva aplink jį pastatyti ištisą produktyvaus atidėliojimo užimtumą. Sutvarkyti stalą. Atrašyti tris nelabai svarbius laiškus. Pagaliau suarchyvuoti failus. Padaryti VISKĄ, išskyrus tą vieną dalyką.
Tokioje situacijoje „varlė“ gali veikti labai gerai. Bet tik tada, kai ta varlė iš tiesų svarbi. Sunkiausia užduotis nebūtinai yra svarbiausia. Ir jeigu rytais tavo smegenys dar tik derasi su realybe, nebūtina svarbiausio darbo atlikti 7:03 vien todėl, kad kažkas taip parašė knygoje. Principas naudingas, bet tikrai nebūtina taikyti jį kaip pažodinę taisyklę.
Tai kurį laiko planavimo metodą pasirinkti?
Jeigu viską sutrauktume iki labai praktiško pasirinkimo, žiūrėčiau taip:
Kai sunku suprasti, kas svarbiausia, pradėk nuo Eisenhowerio matricos arba Pareto principo.
Kai žinai, ką reikia padaryti, bet darbai kažkaip netelpa į realią dieną, išbandyk time blocking.
Kai darbas suplanuotas, bet sunku prie jo prisėsti arba susikaupti, gali padėti Pomodoro technika arba „Suvalgyk varlę“.
Kai didžiausia problema – šimtas galvoje kabančių nebaigtų reikalų, verta pasiimti GTD principus ir susikurti patikimą vietą viskam surinkti.
Bet yra dar vienas variantas. Nebūtina rinktis tik vieną metodą. Gali naudoti kelis vienu metu.
Šokiruoja, ane? 😀 Didžiausią produktyvumą gali nulaužti ne tada, kai surandi „savo tobulą metodą“ ir ištikimai jo laikaisi iki gyvenimo pabaigos, o tada, kai supranti, kam kiekvienas įrankis skirtas.
Gali Eisenhowerio matrica atsirinkti svarbiausias užduotis. Tada time blocking principu rezervuoti joms realų laiką. O kai ateis laikas prie vienos iš jų prisėsti, įsijungti Pomodoro laikmatį, ir jokio konflikto čia nėra, tai – tiesiog skirtingi įrankiai skirtingoms planavimo proceso dalims.
Ir būtent todėl man daug naudingesnis atrodo ne klausimas:
„kokį produktyvumo metodą naudoji?“
O:
„ką darai, kai susiduri su konkrečia problema?“
Kaip suprasti, ar laiko planavimo metodas tau veikia?
Ne pagal tai, ar sugebėjai jo laikytis tobulai. Jei kiekvieną kartą, kai praleidi vieną Pomodoro intervalą ar nesilaikai kalendoriaus bloko, pradedi galvoti, kad „ir vėl nesugebu laikytis sistemos“, ta sistema tau greičiausiai nelabai padeda. Metodas turėtų palengvinti darbą, ne pridėti dar vieną darbą „teisingai naudoti metodą“. Todėl pasižiūrėčiau į daug paprastesnius kriterijus:
Ar pradėjai realiau vertinti, kiek spėsi?
Ar daugiau svarbių darbų iš tikrųjų įvyksta?
Ar mažiau užduočių nuolat keliauja į „rytoj“?
Ar lengviau nuspręsti, ką daryti pirmiausia?
Ar galvoje sumažėjo triukšmo?
Jeigu taip – metodas veikia (net jeigu naudoji tik pusę jo taisyklių).
Visa esmė: tau nereikia tobulo metodo. Reikia sistemos, kuri veikia tavo gyvenime
Kai skaitome apie laiko planavimo metodus atskirai, labai lengva pradėti galvoti, kad kažkur egzistuoja tas vienas tobulas. Dar truputį paieškosiu, dar vieną programėlę išbandysiu, dar vieną planavimo metodą, ir tada JAU tikrai viskas susitvarkys. Bet dažniausiai ne vieno metodo trūksta, o bendro vaizdo:
Kaip atsirenki prioritetus. Kaip įvertini savo realų laiką. Kaip suplanuoji savaitę. Ką darai, kai planas pasikeičia. Kaip grįžti į jį tada, kai viskas nuvažiavo visai ne pagal planą.
Atskiri metodai gali labai padėti. Tik geriausiai jie veikia tada, kai nebandai savo gyvenimo pritaikyti prie metodo, o iš metodų pasiimi tai, kas padeda susikurti sistemą, veikiančią tavo realybėje. Nes galutinis tikslas nėra išmokti gražiai planuoti. Tikslas – kad tai, kas tau svarbu, iš tikrųjų turėtų vietos tavo laike. Būtent visą šį vaizdą – nuo prioritetų ir realaus laiko įvertinimo iki dienos, savaitės ir mėnesio planavimo – dėliojame Greitame planavimo kurse.
